Outlook: Mehr als nur Emails verschicken und empfangen– Teil 2

Ein Arbeitsalltag ohne Outlook? In zahlreichen Büros ist das undenkbar. Das Programm, das zur Microsoft Office-Familie gehört, ist die Nummer 1, wenn es um das Senden und Empfangen von Emails geht. Doch in Outlook steckt noch mehr.


Häufig genutzt und doch immer wieder unterschätzt – so könnte man das Email-Programm Outlook beschreiben. In der letzten Woche haben wir damit begonnen, Ihnen ein paar Features vorzustellen, die längst nicht jedem Nutzer bekannt sind. Da wir damit nicht den Rahmen eines Blogbeitrages sprengen wollten, kommt nun der 2. Teil des Artikels. In diesem zeigen wir Ihnen weitere Funktionen, die beweisen, dass Outlook mehr kann als nur Emails verschicken und empfangen.

Der Outlook Kalender

Im Berufsalltag ist es vollkommen normal, verschiedene Termine zu haben, die alle organisiert und nicht vergessen werden wollen. Wer hierfür kein zusätzliches Programm oder einen analogen Terminplaner nutzen möchte, kann durchaus auf Outlook zurückgreifen. Der integrierte Kalender verfügt über zahlreiche Extras, die die Terminverwaltung zum Kinderspiel machen.

Für jeden die passende Ansicht

Wenn Sie im Kalender-Menü sind, können Sie zunächst einmal entscheiden, welche Ansicht die beste für Sie ist. Wollen Sie jeden Tag im Detail anschauen oder reicht Ihnen die grobe Monatsübersicht? Selbstverständlich ist es auch kein Problem, zwischen den verschiedenen Ansichten zu wechseln. Ein einfacher Mausklick genügt. Neben den herkömmlichen Ansichten (Tages-, Wochen-, Arbeitswochen- und Monatsansicht) gibt es auch eine spezielle Planungsansicht. Diese eignet sich, um Termine zeitlich ganz genau festzulegen und mehrere Kalender anzulegen (beispielsweise einen beruflichen und einen privaten).

Termine anlegen und teilen

Hat man sich für eine Ansicht entschieden, sorgt ein Klick auf „Neuer Termin“ dafür, dass sich ein Terminfenster öffnet. In dieses können Sie alle Infos eintragen, die relevant sind, beispielsweise:

  • Betreff
  • Ort
  • Beginn
  • Ende
  • Kategorie
  • Erinnerung

Alternativ können Sie das Terminfenster auch mit einem Doppelklick auf den gewünschten Zeitraum im Kalender öffnen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, andere Teilnehmer zum Termin einzuladen und den Eintrag mit Ihnen zu teilen. Das ist beispielsweise im Fall von Meetings oder Geschäftsessen überaus praktisch. Ein geteilter Termin erscheint ähnlich wie eine Email im Postfach des Empfängers und wird automatisch in dessen Outlook-Kalender eingefügt.

Info: Emails, die Sie als Aufgabenelement gekennzeichnet haben, erscheinen ebenfalls als zu erledigende Punkte in der Kalenderansicht.

Gruppenkalender erstellen

Jeden Termin einzeln verschicken und dadurch den Kalender synchronisieren ist Ihnen zu umständlich und kostet zu viel Zeit? Absolut verständlich! Wer viele gemeinsame Termine mit Kollegen oder anderen Personen hat, kann mithilfe von Outlook auch einen Gruppenkalender erstellen. So funktioniert es:

  • Klicken Sie auf Kalendergruppen
  • Wählen Sie „Neue Kalendergruppe erstellen“ aus
  • Geben Sie der Kalendergruppe einen Namen
  • Wählen Sie Teilnehmer aus Ihrem Adressbuch aus oder geben Sie die Email-Adressen manuell ein

Im Anschluss daran können Sie direkt loslegen und Termine eintragen, die dann für alle Teilnehmer sichtbar sind. Jede Person, die zur Kalendergruppe gehört, hat die Möglichkeit, Termine anzulegen, zu ändern und zu löschen.

Aufgaben-Verwaltung mit Outlook

Jeder von uns kennt sie und die meisten von uns nutzen sie auch. Die Rede ist von der to do-Liste. Was häufig im Zettel-Chaos endet, kann allerdings auch ganz galant via Outlook geregelt werden. Die integrierte Aufgaben-Verwaltung macht’s möglich.

Aufgaben anlegen

Um eine Aufgabe anzulegen, müssen Sie einfach nur den „Aufgaben“-Reiter auswählen und anschließend auf „Neue Aufgabe“ klicken. Wie man es von Outlook gewohnt ist, öffnet sich anschließend ein neues Fenster, in das Sie alle wichtigen Infos eintragen können. Diese reichen vom klassischen Betreff über detaillierte Notizen bis hin zur „Beginnt am“- und „Fällig am“-Deadline. Werden hier Angaben gemacht, wird die Aufgabe automatisch in den Kalender eingepflegt. Weitere praktische Features sind:

  • Die Erinnerung
  • Der Status (Nicht begonnen, In Bearbeitung, Erledigt, Wartet auf jemand anderen, Zurückgestellt)
  • Die Priorität (Niedrig, Normal, Hoch)
  • Farb-Kategorisierung

Nach dem Anlegen erscheint die Aufgabe in einer Liste, in sich auch Emails mit einer Kennzeichnung als Aufgabenelement befinden. Ein Klick auf die gewünschte Aufgabe öffnet im rechten Outlook-Fenster eine detaillierte Übersicht mit allen hinterlegten Informationen oder aber die entsprechende Email mit Anhängen etc.

Tipp: Nutzen Sie die Farb-Kategorisierung, um den Überblick zu bewahren. Je mehr Aufgaben Sie anlegen, desto schwieriger wird es, diese voneinander zu unterscheiden. Ein einheitlicher Farb-Code kann dabei helfen, alles besser zu strukturieren.

Wie Emails und Termine können Sie auch Aufgaben mit anderen Personen teilen und weiterleiten. Die entsprechende Schaltfläche findet sich in der Eingabemaske, die sich beim Anlegen der Aufgabe öffnet und auch immer wieder aufgerufen werden kann.

Damit möchten wir unsere kleine Outlook-Serie abschließen. Wie Sie gesehen haben, bietet das Programm zahlreiche Möglichkeiten, die es wert sind, entdeckt und in den Büroalltag integriert zu werden. Viel Spaß beim Ausprobieren.


Bildquelle: Thinglass/Shutterstock

Instaffo IVPA Persönlichkeitstest Typenindikator

Jessika Fichtel

Jessika Fichtel

Als studierte Journalistin versteht es Jessika genau, Informationen und Hintergrundwissen auf den Punkt zu präsentieren. Die Erfurterin arbeitet als freiberufliche Online-Redakteurin und hat sich auf die Bereiche Job und Karriere spezialisiert. Ihr Steckenpferd ist das Thema „digitales Arbeiten“, denn damit setzt sich die Freelancerin tagtäglich auseinander.