Weihnachtsfeier planen: Tipps für die Firmenparty

Alle Jahre wieder... steht die Planung der betrieblichen Weihnachtsfeier ins Haus. Datum festlegen, Mitarbeiter einladen und Location buchen - mit unseren Tipps meistern Sie die Planung.


Sie stehen vor der alljährlich wiederkehrenden Aufgabe der Weihnachtsfeier-Planung? Von der Einladung bis zur passenden Location - wir geben Ihnen Tipps für die Organisation.

Tipps für die Planung  der Weihnachtsfeier

Tipp 1: Die Einladung 

Legen Sie zu Beginn fest, wer alles zur Weihnachtsfeier eingeladen wird. Das Team bzw. die Abteilung einzuladen, ist Pflicht. Vergessen Sie nicht, auch Kollegen in Elternzeit sowie Mitarbeiter im Außendienst einzuladen. Schließlich soll die Weihnachtsfeier Ihren Mitarbeitern Wertschätzung entgegenbringen und niemand soll sich aufgeschlossen fühlen. Und wie sieht es mit Geschäfts- und Ehepartnern aus? Sofern die Feier im großen Rahmen stattfindet, können Sie auch diese auf die Gästeliste setzen.

Tipp: Eine Festlegung der genauen Gästeanzahl ist essenziell, um die Kosten kalkulieren zu können.


Exkurs: Die Einladung zur Weihnachtsfeier

Neben einem nett formulierten Anschreiben sollte die Einladung zur Weihnachtsfeier folgende Angaben enthalten:

  • WANN findet die Weihnachtsfeier statt? Hier sind nicht nur das Datum und die Anfangszeit wichtig, sondern auch die Endzeit des offiziellen Teils, damit die Mitarbeiter ihre Rückfahrt planen können.
  • WO findet die Feier statt?
  • WER ist eingeladen? Richtet sich die Einladung nur an Mitarbeiter oder auch deren Lebenspartner?
  • WAS erwartet den Gast?
  • Ist eine RÜCKMELDUNG erforderlich?
  • Brauchen Sie noch WEITERE INFORMATIONEN? Bitten Sie z.B. Allergiker, Vegetarier oder Gäste mit Handicap sich bei Ihnen zu melden, damit Sie die Bedürfnisse/Wünsche entsprechend einplanen können.

Tipp 2: Das Budget

Legen Sie das Party-Budget fest, dies sollte jedoch nicht zu knapp bemessen sein. Haben Sie dabei stets die stärksten Kostenfaktoren im Blick: Speisen und Getränke, Miete für die Location, Rahmenprogramm sowie zusätzliche Dienstleister.

Tipp 3: Das Datum

Der Zeitpunkt Ihrer Weihnachtsfeier sollte mit Bedacht festgelegt werden. Findet sie zu früh statt, kommt kein richtiges Weihnachtsfeeling auf, setzten Sie den Termin zu spät an, sind viele Mitarbeiter bereits im Urlaub. Stellen Sie außerdem sicher, dass

  • am Tag nach der Feier nicht gearbeitet werden muss
  • die Feier nicht auf einen Samstag oder Sonntag fällt (das Wochenende wird in der Regel der Familie gewidmet, da das Wochenende außerdem kein offizieller Arbeitstag ist, nehmen viele Mitarbeiter dies als zusätzliche Arbeit wahr und könnten dadurch weniger Begeisterung aufbringen)
  • keine Überschneidungen mit anderen Terminen wie Fortbildungen oder Geschäftsreisen besteht

Tipp 4: Die passende Location

Die Weihnachtsfeier planen - das bedeutete auch, dass Sie den richtigen Ort für die Party finden müssen. Auch die Wahl der Location kann ein Indiz für die Wertschätzung sein, die Sie Ihren Mitarbeitern entgegenbringen. Die kleine Feier in den eigenen Büroräumen mit von den Angestellten selbst mitgebrachtem Essen kann schnell knauserig wirken. Wählen Sie stattdessen eine Location, die Ihre Unternehmensphilosophie widerspiegelt. Während das Start-up die Weihnachtsfeier mit einem Casinobesuch verbindet, ist das traditionelle Familienunternehmen im schönen Restaurant um die Ecke gut aufgehoben.

Tipp 5: Geschenke besorgen

Möchten Sie während der Weihnachtsfeier kleine Präsente verteilen? Sich für den Einsatz im vergangenen Geschäftsjahr bedanken oder den Jahresabschluss feiern? Dann kümmern Sie sich rechtzeitig um die Geschenke. Denn nur privilegierte Kollegen zu beschenken und die restlichen Mitarbeiter leer ausgehen lassen, schürt bloß Neid und Missgunst. Alternativ können Sie diesen Programmpunkt auch mit dem Wichteln verbinden. Jeder Mitarbeiter bringt eine Kleinigkeit mit, die später ausgetauscht werden.

Tipp 6: Hilfe mit ins Boot holen

Eine einzelne Person mit der gesamten Organisation der Weihnachtsfeier zu beauftragen, ist in einem Unternehmen mit zehn Mitarbeitern keine große Herausforderung. Stehen aber mehr als 100 Personen auf der Gästeliste, können einem die Aufgaben schnell über den Kopf wachsen. Holen Sie sich Hilfe ins Boot. Gründen Sie ein internes Festkomitee oder geben Sie die Aufgaben an eine externe Agentur ab.


Bildquelle: LiliGraphie/Shutterstock

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Alina Giannone

Alina Giannone

Nach dem Studium der Germanistik sammelte Alina Erfahrungen im Online-Journalismus in der Berliner Start-Up-Szene. Als Autorin bei Instaffo widmet sie sich nun zahlreichen Bereichen rund um das Thema Karriere – vom Jobwechsel über den Büroalltag bis hin zu aktuellen Trends.