Anrufbeantworter: Professionelle vs. peinliche Ansage

Viele hassen ihn, noch mehr nutzen ihn: Die Sprache ist vom guten alten Anrufbeantworter – oder auf Neudeutsch der „Mailbox“. Wir helfen Ihnen heute zu einer professionellen statt peinlichen Ansage.


Nutzen Sie einen Anrufbeantworter oder eine Mailbox? Die meisten von Ihnen werden nun wahrscheinlich antworten: Beruflich „ja“, privat „nein“. Tatsächlich scheuen viele Menschen davor zurück, eine Nachricht auf einem Anrufbeantworter zu hinterlassen und rufen stattdessen zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal an oder greifen zu Alternativen wie E-Mails, WhatsApp & Co. Die Begründungen lauten fast immer:

  • „Ich weiß nicht, was ich da sagen soll!“
  • „Was, wenn ich mich verhaspele? Das ist doch peinlich!“
  • „Ich fühle mich unter Zeitdruck, bis der „Piep“ ertönt.“

Ebenso unangenehm fällt vielen Anrufbeantworter-Besitzern das Besprechen ihrer Ansage. Auch hier überwiegt die Angst vor eine Blamage. Hinzu kommt, dass viele Menschen nur ungerne ihre eigene Stimme hören. So viel Trara um einen Anrufbeantworter, denken Sie sich jetzt?

Die Mailbox wird immer beliebter – und die Ansage auch!

Tatsächlich nutzen immer mehr Menschen mittlerweile den Anrufbeantworter oder die Mailbox, um eine Nachricht mit der Bitte um Rückruf zu hinterlassen. Dies liegt wohl einerseits daran, dass mittlerweile quasi jedes (geschäftliche) Telefon und Smartphone über eine Mailbox verfügt und die Deutschen sich so langsam aber sicher an die blecherne Computerstimme und den Piepton gewöhnt haben. Andererseits kommen Sie im Beruf auf kurz oder lang nicht mehr umhin, sich dieser Technik zu bedienen. Wer sich weigert, wirkt schnell unprofessionell. Zuletzt fördert aber auch die steigende Kreativität was die Ansage betrifft die Resonanz der Anrufer.

Professionell vs. peinlich – Wie „kreativ“ soll die Ansage sein?

Seien Sie ehrlich: Hinterlassen Sie auf einem Anrufbeantworter eher eine Nachricht, wenn Sie persönlich begrüßt werden oder wenn die altbekannte emotionslose Computerstimme ertönt? Eine freundliche, kreative oder lustige Ansage entlockt Ihnen gewiss eher eine Reaktion und eine ebenso freundliche, kreative oder lustige Nachricht, oder?! Dennoch sollten Sie im Berufsleben ein wenig Vorsicht walten lassen. Aus „kreativ“ und „lustig“ wird nämlich schnell „unprofessionell“ und „peinlich“. Wie also sieht sie aus, die perfekte Anrufbeantworter-Ansage für den Job – und wie lieber nicht?

Peinlich:

  • „Heyho, ich habe gerade Feierabend und liege daher auf der faulen Haut. Wenn es wichtig ist, hinterlassen Sie eine Nachricht – wenn nicht, interessiert es mich ohnehin nicht!“
  • „Herzlichen Glückwunsch – Sie haben gewonnen! Sie erhalten nun die einmalige Chance, einen Rückruf von mir zu gewinnen. Hinterlassen Sie einfach jetzt Ihre beste Sprachnachricht und mit ein wenig Glück sind Sie der Glückliche bei unserer großen Verlosung. Sie haben Zeit bis zum Piepton, also auf die Plätze, fertig, los!
  • „Dies ist der Anrufbeantworter von (unverständliches Genuschel). Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht.“

Im Privatleben können Sie diese Mailboxnachrichten gerne verwenden. Doch im Beruf wird viel Wert auf Professionalität gelegt. Wie also funktioniert eine seriöse, dennoch aber interessante Ansage?

Professionell:

  • Achten Sie auf eine deutliche Aussprache.
  • Nennen Sie Ihren Namen, die Firma sowie eventuell die Zeiten, in welchen Sie erreichbar sind.
  • Halten Sie die Informationen kurz und knapp.
  • Geben Sie konkrete Handlungsanweisungen, zum Beispiel, dass der Anrufer seine Telefonnummer hinterlassen soll.
  • Vermeiden Sie Hintergrundgeräusche.
  • Nehmen Sie die Ansage notfalls so lange neu auf, bis sie perfekt ist.

Gar nicht so schwierig, oder? Aber was genau sollten Sie nun eigentlich sagen, um den Höher nicht zu Tode zu langweilen? Hier einige Beispiele:

  • „Herzlichen Dank für Ihren Anruf. Dies ist die Mailbox von Max Mustermann, Projektleiter bei der Max Mustermann GmbH. Bitte versuchen Sie es später noch einmal oder hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer sowie eine kurze Notiz zu Ihrem Anliegen und ich rufe Sie so bald wie möglich zurück – versprochen!“
  • „Herzlich Willkommen beim Anrufbeantworter von Max Mustermann, Projektleiter der Max Mustermann GmbH. Ich bin gerade im sonnigen Brasilien auf Geschäftsreise und hänge anschließend einen privaten Urlaub an. Bitte kontaktieren Sie bei dringenden Anliegen daher meine Kollegin Frau Mustermann unter der Telefonnummer 01234/567890. Oder aber Sie hinterlassen mir eine Nachricht und ich werde Sie nach meiner Rückkehr in das kalte Deutschland am 18. Januar zurückrufen. Ich bedanke mich und wünsche noch einen schönen Tag!“
  • „Ups, da haben Sie mich wohl außerhalb meiner Dienstzeiten erreicht. Hier spricht Max Mustermann, Projektleiter der Max Mustermann GmbH, und ich bin gerne wieder werktags von acht bis 17 Uhr für Sie erreichbar. Hinterlassen Sie mir gerne eine Nachricht mit Ihrer Telefonnummer und wir hören uns in Kürze. Herzlichen Dank!“

Welche weiteren professionellen, kreativen oder lustigen Ideen haben Sie für Mailboxansagen? Wie klingt Ihre persönliche Ansage auf Ihrem geschäftlichen oder privaten Telefon? Haben Sie schon einmal ein besonders merkwürdiges „Exemplar“ gehört, das Ihnen im Gedächtnis blieb?


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