Personalrabatte – das ist erlaubt

Durch Personalrabatte können Mitarbeiter viele Kosten einsparen. Der Umfang dieses Rabattes bestimmt darüber, ob auf die Beträge Steuer- und Sozialversicherungsanteile erhoben werden oder nicht.


Viele Arbeitnehmer kommen in den Genuss von Personalrabatten. Diese sind auch unter der Bezeichnung Rabattfreibeträge bekannt und ermöglichen es Mitarbeitern, die Waren oder Dienstleistungen des Unternehmens vergünstigt oder sogar kostenlos zu erhalten. Von dieser Art der Vergünstigung können alle Mitarbeiter und somit Vollzeitangestellte sowie Minijobber profitieren. Allerdings hat der Gesetzgeber einige Regelungen festgelegt, unter welchen Umständen Personalrabatte gewährt werden dürfen und ab wann für den Erhalt Abgaben zu zahlen sind.

Personalrabatte für Arbeitnehmer

Arbeitgeber können ihren Angestellten einen Personalrabatt einräumen. Dieser kann auf Waren oder Dienstleistungen gewährt werden, mit welchen das Unternehmen Handel betreibt oder welche das Unternehmen selbst herstellt. Dies trifft auch zu, wenn eine Beteiligung an der Herstellung vorliegt. Somit kann beispielsweise ein Hersteller von Kleidung den Angestellten einen Rabatt beim Kauf der selbst produzierten Kleidung einräumen. Die Vergabe des Rabatts wäre auf der anderen Seite auch in einem Geschäft möglich, welches die Kleidung an Endkunden verkauft. Ausgenommen von dieser Regelung sind Produkte, welche das Unternehmen eigens für seine Arbeitnehmer herstellt.

Das Einkommensteuergesetz legt dabei genau fest, wie hoch Personalrabatte sein dürfen und wie die Berechnung des sogenannten geldwerten Vorteils erfolgt. Aus diesen Regelungen geht hervor, dass Beschäftigte grundsätzlich die Möglichkeit haben, Personalrabatte entgegenzunehmen. Dies ist bis zu einem Freibetrag von derzeit 1.080 Euro je Kalenderjahr auch ohne Berechnung der Steuer- und Sozialversicherungsanteile möglich. Wird dieser Freibetrag überschritten, dann erfolgt entsprechend eine Anrechnung in der Lohn- und Gehaltsabrechnung als Bestandteil des Lohnes, wodurch reguläre Abgaben zu leisten sind. Der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro gilt dabei je Kalenderjahr und je Dienstverhältnis. Bei mehreren Arbeitgebern oder bei Arbeitgeberwechseln im laufenden Kalenderjahr ist es somit möglich, den Rabatt gleich mehrfach in Anspruch zu nehmen.

Berechnung des Personalrabattes gemäß Einkommensteuergesetz

Zur Berechnung des Personalrabattes ist zunächst der zu berücksichtigende Waren- bzw. Dienstleistungswert zu ermitteln. Dazu wird in der Regel der Abgabepreis, welcher für Endverbraucher üblicherweise gelten würde, zugrunde gelegt. Von diesem Wert kann zudem ein Bewertungsabschlag in Höhe von vier Prozent abgezogen werden, wodurch nur ein Betrag von 96 Prozent berücksichtigt werden muss. Dieser Betrag versteht sich einschließlich der jeweils gültigen Mehrwertsteuer. Die Höhe des Personalrabattes ergibt sich anschließend aus der Differenz des üblichen Wertes, gemindert um vier Prozent, abzüglich des gezahlten Eigenanteils.

Berechnungsbeispiel:

Ein Unternehmen räumt seinen Angestellten einen Personalrabatt in Höhe von 10 Prozent beim Kauf der firmeneigenen Produkte ein. Ein Angestellter erwirbt Produkte im Gesamtwert von 1.000 Euro:
Produktwert: 1.000 Euro
abzüglich Personalrabatt (10 Prozent): 100 Euro
entsprechender Eigenanteil: 900 Euro

4 Prozent Bewertungsabschlag: 40 Euro
reduzierter Produktwert: 960 Euro
abzüglich Eigenanteil: 900 Euro:
Differenzbetrag zwischen Eigenanteil und reduziertem Produktwert: 60 Euro

Der geltwerte Vorteil läge dementsprechend bei 60 Euro. Wurden keine weiteren Käufe getätigt, wird der Freibetrag nicht überschritten, wodurch dieser Betrag nicht als Lohnbestandteil angesehen werden müsste.

Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers

Jeder gegebene Personalrabatt ist ordnungsgemäß in das Lohnkonto einzutragen. Selbst wenn durch die Rabatte nicht der Freibetrag überschritten wird, ist der Vermerk notwendig. Die Beträge sind nicht um den Rabattfreibetrag zu kürzen. Zu den Aufzeichnungspflichten zählt es, dass der Abgabetag, der Abgabeort wie auch das Entgelt ggf. gemindert um vier Prozent Bewertungsabschlag im Lohnkonto des Arbeitnehmers vermerkt werden muss.


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