Den Firmenwagen auch privat nutzen: Was gilt es zu beachten?

Dass Mitarbeitern ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, ist keine Seltenheit. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass jeder genau weiß, worauf man bei der Nutzung alles achten muss.


Ein Firmenwagen – für viele ist es der Beweis schlechthin dafür, dass man es „geschafft hat“. Immer topmodern, gern von einer angesehenen Marke, blank poliert, in gediegener Farbe – das Firmenauto ist ganz ohne Zweifel ein echtes Statussymbol, das nur wenige ablehnen würden. Wenn Mitarbeitern ein solcher Wagen zur Verfügung gestellt wird, dann natürlich in erster Linie, um berufliche Fahrten zu machen. Es ist jedoch nahezu unmöglich, ihn nicht auch für private Zwecke zu nutzen. Was Sie in diesem Fall beachten müssen, verrät Ihnen der nachfolgende Beitrag.

Ist die private Nutzung vom Firmenwagen erlaubt?

Ehe man sich genauer mit der Materie befasst, sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer immer erst einmal klären, welche Rahmenbedingungen für die Nutzung eines Firmenwagens gelten. Es ist keine Seltenheit, dass Chefs ihren Angestellten gestatten, das Fahrzeug auch privat zu nutzen. Liegt keine ausdrückliche Erlaubnis vor, sollte jedoch unbedingt davon abgesehen werden. Es ist wichtig, dass Sie als Nutzer eines Firmenwagens immer ehrlich sind. Ansonsten drohen unangenehme Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt. Mehr dazu weiter unten im Text.

Weiterhin sollte in den Rahmenbedingungen zur Nutzung eines Firmenwagens beispielsweise auch immer geklärt werden, ob

  • (Ehe-)Partner das Fahrzeug auch fahren dürfen
  • Fahrten ins Ausland erlaubt sind
  • Unfälle während der Privatnutzung abgesichert sind

Was muss bei Privatnutzung beachtet werden?

Wird der Firmenwagen auch für private Zwecke genutzt, spricht man von einem „geldwerten Vorteil“. Dieser wird ähnlich wie ein zusätzliches Einkommen versteuert. Wer also verschweigt, dass das Auto auch für private Fahrten eingesetzt wird, hinterzieht streng genommen Steuern. Wie Sie sich vielleicht denken können, ist eine solche Situation nicht nur unangenehm für Ihren Arbeitgeber, sondern auch für Sie selbst.

Info: In der Regel wird der Dienstwagen vom Finanzamt pauschal abgerechnet. Dann wird monatlich ein Prozent vom aktuellen Listenpreis des Autos fällig. Eher selten findet eine differenzierte Rechnung auf Grundlage eines Fahrtenbuches statt. Diese lohnt sich meist, wenn der Firmenwagen äußerst selten für private Fahrten genutzt wird.

Weiterhin ist zu beachten, dass der Arbeitgeber zu jeder Zeit die Möglichkeit hat, das Firmenfahrzeug vom Angestellten zurück zu verlangen. Als Angestellter sollten Sie sich demzufolge nie hundertprozentig darauf verlassen, das Auto für private Zwecke (beispielsweise die Fahrt in den Urlaub) nutzen zu können.

Fahrtenbücher per Smartphone führen

Ob nun dienstliche oder private Fahrten – viele Arbeitgeber verlangen von ihren Mitarbeitern, die einen Firmenwagen haben, dass sie ein Fahrtenbuch führen und darin genau protokollieren, wann welche Strecke wohin zurückgelegt wurde. Die klassische Vorgehensweise sieht vor, das Fahrtenbuch in Papierform – beispielsweise als Tabelle oder in einem Notizbuch – zu führen. Das ist vielleicht eine bewährte Methode, doch wird das Zettelchaos von vielen als eher hinderlich (um nicht zu sagen: lästig) empfunden.

Wer es lieber zeitgemäß und unkompliziert mag, hat die Möglichkeit, verschiedene Fahrtenbuch-Apps zu testen. Die digitale Aufzeichnung ist nicht nur übersichtlich, sondern auch für alle gut nachvollziehbar. Die von den Entwicklern häufig versprochene „Rechtssicherheit“ sollte jedoch mit Vorsicht genossen werden. Bisher hat keine der Fahrtenbuch-Apps eine Zertifizierung durch das Finanzamt erhalten. Die meisten werden jedoch akzeptiert.

Beispiele für digitale Fahrtenbücher:

  • Gemeinsames Fahrtenbuch
  • iFahrtenbuch
  • Driverslog Pro
  • Fahrtenbuch Pro

Wichtig: Diese und weitere Apps eignen sich in der Regel nur als Fahrtenbuch für ein Fahrzeug (was gegebenenfalls von mehreren Personen genutzt wird). Im Falle von mehreren Dienstwagen stoßen die Anwendungen bisher noch an ihre Grenzen.

Der richtige Umgang mit dem Firmenwagen

Auch wenn der Chef die private Nutzung des Dienstwagens erlaubt, bleibt er nach wie vor Eigentum des Unternehmens. Mit diesem Wissen im Hinterkopf sollten Sie als Nutzer stets darauf achten, das Auto auch entsprechend zu behandeln. Gehen Sie sorgfältig damit um und vermeiden Sie es, persönliche Gegenstände im Wagen liegen zu lassen (und womöglich zu vergessen) – schließlich kann es jederzeit passieren, dass Sie das Auto zurückgeben müssen.


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