Geschäftsbrief schreiben – das ist zu beachten

Ein Geschäftsbrief ist eine Art Visitenkarte des Unternehmens und sollte stets professionell gestaltet werden. Durch Einhaltung einheitlicher Regelungen lässt sich eine übersichtliche und klare Struktur erzielen.


Stil und Aufbau eines Geschäftsbriefes sagen viel über ein Unternehmen aus. Deshalb ist es wichtig, den Brief möglichst professionell zu gestalten. Wer einige Regeln beim Schreiben eines Geschäftsbriefes einhält, kann diesen ohne viel Aufwand so verfassen, dass er zum Unternehmen passt und seine gewünschte Wirkung nicht verfehlt.

Klare und einheitliche Struktur gemäß DIN 5008

Für Geschäftsbriefe gibt die DIN 5008 wichtige Schreib- und Gestaltungsregeln vor. Die Regeln befassen sich mit der Gestaltung wie auch mit dem Aufbau des Schreibens. Zunächst kommt es darauf an, die Seitenränder richtig festzulegen. Diese sollten links 2,5 Zentimeter, rechts 2,0 Zentimeter, oben 4,5 Zentimeter und unten 2,5 Zentimeter betragen. Zusätzlich sollten Schriftart und Schriftgröße ausgewählt werden. Zu einer guten Lesbarkeit trägt die Schriftgröße 12 Punkt bei, sie kann bei viel Text aber auch etwas kleiner gewählt werden. Letztendlich entscheidet auch die Schriftart darüber, wie gut lesbar ein Text ist. Times New Roman und Arial zählen dabei zu den Schriftarten, die sich hierzulande in Geschäftsbriefen durchgesetzt haben. Eine andere Schriftart kann aber durchaus zur individuellen Gestaltung beitragen.

Der Aufbau eines Geschäftsbriefes

Der Brief wird anschließend in den Briefkopf, die Betreffzeile, Anrede, den Textbereich und die Grußformel unterteilt.

  • Briefkopf
    Im Briefkopf ist insbesondere auf die richtige Gestaltung des Anschriftenfeldes zu achten, damit der Brief in einen regulären Sichtfensterumschlag passt. Für die Kontaktdaten stehen maximal neun Zeilen zur Verfügung. Oben links ist zunächst Platz für die eigene Anschrift. Drei Zeilen darunter kann die Empfängeranschrift eingefügt werden. Wird eine Breite von maximal 8,5 Zentimetern nicht überschritten, dann passt die Anschrift gut in ein Sichtfenster. Der Briefkopf bietet auch Platz für die Datums- und Ortsangabe. Die Angabe erfolgt mit einer weiteren Zeile Abstand rechtsbündig.
  • Betreff
    Zwei Zeilen unter der Datumsangabe erfolgt bereits die Angabe des Betreffs. Dabei handelt es sich um eine kurze Zusammenfassung des Inhalts. Dieser sollte mit wenigen Worten benannt werden. Durch Fettschrift lässt sich der Betreff hervorheben.
  • Anrede
    Mit weiteren zwei Zeilen Abstand wird der Leser angesprochen. Ist der Empfänger namentlich bekannt, sollte dieser auch direkt angesprochen werden. Ansonsten kann die Wahl auch auf eine neutrale Anrede fallen. Eine Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist an dieser Stelle üblich.
  • Textbereich
    Der eigentliche Text sollte wie der Brief klar strukturiert werden. Dies kann zum Beispiel durch sinnvolle Absätze erzielt werden.
  • Grußformel
    Mit einer Zeile Abstand wird der Leser mit der Grußformel verabschiedet. Der Abschluss „Mit freundlichen Grüßen“ hat sich dabei besonders etabliert. Unter der Grußformel und der Angabe zum Verfasser und Unternehmen verbleiben drei Zeilen Platz für die Unterschrift.

Die Regeln sind allerdings nur als Anhaltspunkt zu sehen. Um die Individualität des Unternehmens zu unterstreichen, sind Anpassungen üblich. Das betrifft insbesondere das Firmenlogo und weitere wichtige Angaben zum Unternehmen. Diese Angaben werden häufig oben rechts eingefügt, können im Briefkopf auch einen anderen Platz erhalten.


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