Urlaubsplanung: So einigen Sie sich mit den Kollegen

Überschneidungen in der Urlaubsplanung sind insbesondere in den Haupturlaubszeiten oder auch an Brückentagen üblich. Eine gute und vor allen Dingen kompromissbereite Planung kann an dieser Stelle viel Spannung aus der Urlaubsplanung herausnehmen und zu einer guten Lösung beitragen.


Im Zuge der Urlaubsplanung geht es in einigen Unternehmen nicht unbedingt immer kollegial zu. Viele Mitarbeiter möchten ihren Urlaub nämlich in die typischen Reisezeiten legen. Wer seine Reise somit im Juli und August plant oder im Dezember über die Feiertage verreisen möchte, sollte sich frühzeitig mit anderen Mitarbeitern abstimmen. Werden dabei einige Regeln beachtet, dann gilt die gemeinsame Urlaubsplanung, ohne dass jemand zu kurz kommt.

Tipps zur gemeinsamen Urlaubsplanung mit Kollegen

1. Alle Beteiligten in die Urlaubsplanung einbeziehen
Damit alle Kollegen ihren Erholungsurlaub zur gewünschten Zeit verbringen können, sind häufig Absprachen erforderlich. Diese können jedoch nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn tatsächlich alle Beteiligten mit einbezogen werden. Bei kleinen Unternehmen besteht häufig die Möglichkeit, dass sich alle Mitarbeiter absprechen. In größeren Unternehmen kann die Absprache in den einzelnen Abteilungen erfolgen.

2. Urlaubsliste
Eine Urlaubsliste kann die gemeinsame Urlaubsplanung erleichtern. Sie kann zum Beispiel am Anfang eines jeden Jahres ausgehängt oder per E-Mail verschickt werden. Sobald alle Urlaubswünsche eingetragen wurden, lassen sich Überschneidungen auf einen Blick erkennen. In diese Liste können auch betrieblich relevante Daten, wie beispielsweise Zeiten der Arbeitsmehrbelastung, eingetragen werden.

3. Kompromisse eingehen und dokumentieren
Kommt es zu Überschneidungen, dann müssen Kompromisse gefunden werden. Alle Beteiligten sollten ihre Pläne deshalb nicht zu unnachgiebig verfolgen. In manchen Fällen besteht zum Beispiel die Möglichkeit, den Urlaub um ein oder zwei Wochen zu verschieben. Wer einen Kompromiss eingeht, sollte dafür im nächsten Jahr bevorzugt behandelt werden. Damit die Kompromissbereitschaft im folgenden Jahr belohnt wird, ist dies zu dokumentieren. Dabei kann es sich zum Beispiel um das Verschieben der Urlaubszeiten oder auch um einen Verzicht des Urlaubs an einem Brückentag handeln.

4. Gemeinsam Lösungen erarbeiten
Eine Lösung lässt sich nur gemeinsam finden. Wer dazu bereit ist, den Urlaub zu verschieben, sollte dies mitteilen, damit die Urlaubsliste angepasst werden kann. Daneben gibt es auch Kollegen, welche ihren Urlaub tatsächlich nicht verschieben können. Dies sollte besprochen und in der Urlaubsliste Berücksichtigung finden.

5. Unabhängigen Mitarbeiter als Vermittler einsetzen
Wenn es um die Durchsetzung der eigenen Interessen geht, fällt es nicht allen Beteiligten leicht, sachlich zu bleiben. Wird im Team keine Einigung erzielt, dann kann vielleicht ein unabhängiger Beobachter helfen. Dabei kann es sich zum Beispiel um einen Mitarbeiter aus einer anderen Abteilung handeln. Dieser kann die Situation sachlich beurteilen und zwischen den uneinigen Kollegen vermitteln.

Der Vorgesetzte kann letztendlich entscheiden

Der Vorgesetzte hat das letzte Wort und kann über die Urlaubsplanung entscheiden. Haben sich alle Mitarbeiter im Vorfeld bereits einigen können, wird dieser in der Regel der Planung zustimmen. Konnte hingegen keine Einigung erzielt werden und kommt es zu Überschneidungen in der Urlaubsgestaltung, dann wird der Vorgesetzte in der Regel unter Beachtung betrieblicher und sozialer Belange eine Entscheidung treffen.

  • Betriebliche Belange
    Durch Beachtung der betrieblichen Aspekte wird sichergestellt, dass der betriebliche Ablauf auch in Zeiten der Urlaubshochsaison nicht zum Erliegen kommt. Somit ist es in der Regel nicht möglich, dass alle Mitarbeiter einer Abteilung zur gleichen Zeit Urlaub erhalten. Zugleich müssen dem Betrieb auch in Zeiten mit hoher Arbeitsbelastung ausreichend Mitarbeiter zur Verfügung stehen.
  • Soziale Gesichtspunkte
    Neben den betrieblichen Aspekten müssen sich Vorgesetzte bei der Urlaubsplanung auch an soziale Hierarchien halten. Dazu zählt, dass Eltern schulpflichtiger Kinder vorrangig innerhalb der Schulferienzeiten Urlaub erhalten müssen. Diese Regelung darf in einem Unternehmen jedoch nicht dazu führen, dass Arbeitnehmer ohne Kinder grundsätzlich nicht in den Ferienzeiten verreisen dürfen. Zu den sozialen Aspekten zählt ebenso, dass Krankheiten dazu führen können, dass Mitarbeiter besonders erholungsbedürftig sind und dementsprechend zu bevorzugen sind.

Bildquelle: Marcel Mooij/Shutterstock

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