Digitale Buchhaltung – Chancen und Risiken

Die digitale Buchhaltung gilt als besonders kosteneffizient und zeitsparend. Neben den Vorteilen birgt diese Form der Buchhaltung allerdings auch Risiken.


Immer mehr Unternehmen setzen auf die digitale Buchhaltung. Der Gesetzgeber hat durch Gesetzesänderungen eine gute Grundlage dafür geschaffen. In den Anfängen bestanden noch Zweifel, ob diese Art der Buchhaltung allen Anforderungen der Behörden genügt. Mittlerweile wurde nachgebessert und digitale Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt. Dadurch steht, zumindest rein rechtlich, der Digitalisierung der Buchhaltung nichts mehr im Wege. Doch viele Unternehmen haben noch nicht umgestellt, denn neben den Chancen sind auch die Risiken zu beachten.

Chancen der digitalen Buchhaltung

In der Buchhaltung ist das Einsparpotenzial bei einer Umstellung von manueller zu digitaler Buchhaltung groß. Das betrifft zunächst Materialien wie beispielsweise Papier, Aktenordner und Ablageflächen. Dies stellt jedoch nur einen sehr kleinen Teil des Einsparpotenzials dar. Kosten und Zeit lassen sich insbesondere dadurch einsparen, dass alle Daten in der digitalen Buchhaltung sofort verfügbar sind. Auf aufwendige Suchprozesse kann verzichtet werden, wodurch sich die Arbeitseffizienz teils erheblich steigern lässt.

Zusätzlich bietet die Digitalisierung effiziente Wege mit Geschäftspartnern, Kunden und anderen Beteiligten wie dem Steuerbüro zu kommunizieren. Der Datenaustausch ist innerhalb kürzester Zeit möglich, wodurch sich viele Prozesse im Unternehmen beschleunigen lassen. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass die Daten der Buchhaltung bei Bedarf mobil abgerufen werden können.

Die Vorteile im Überblick:

  • hohe Zeit- und Kostenersparnis
  • schnelle Verfügbarkeit der Daten
  • schneller digitaler Austausch
  • mobile Verfügbarkeit

Die Risiken bei der Digitalisierung

Bevor die Vorteile im Unternehmen zum Tragen kommen, steht zunächst die Umstellung. Diese ist mit einem nicht unerheblichen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Dazu zählt zunächst, dass alte Daten und Dokumente in das neue System implementiert werden. Häufig werden dazu neue Software- und Hardwarelösungen benötigt. Dadurch entstehen nicht nur hohe Anschaffungskosten, sondern diese müssen auch in die Arbeitsprozesse eingebunden werden. Es braucht Zeit, bis altbekannte routinierte Abläufe den neuen Anforderungen angepasst wurden.

Zu den weiteren Herausforderungen der Digitalisierung zählt, dass gesetzliche Regelungen eingehalten werden. Dies betrifft zunächst die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen. Einem Verlust der Daten muss durch entsprechende Systemlösungen vorgebeugt werden. Aber auch die Regelungen des Datenschutzes stellen viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Denn sämtliche Daten der Buchhaltung sollen zwar für alle befugten Mitarbeiter sofort verfügbar sein, müssen auf der anderen Seite vor dem Zugriff Dritter geschützt werden.

Die Risiken im Überblick:

  • Umstellung kosten- und zeitintensiv
  • neue Arbeitsprozesse müssen eingeführt werden
  • oftmals sind Schulungen der Mitarbeiter erforderlich
  • neue Software- und Hardwarelösungen oder Anpassung der IT-Infrastruktur

Die Digitalisierung der Buchhaltung zählt sicherlich als fortschrittlich und langfristig als effizient. Ob eine Umstellung die erhofften Vorteile mit sich bringt, hängt allerdings vom jeweiligen Unternehmen ab. Eine Gegenüberstellung der Umstellungskosten und Ersparnisse bietet einen ersten Anhaltspunkt, ob sich die Umstellung zumindest finanziell in absehbarer Zeit lohnt.


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