E-Mail-Flut im Job – 5 praktische Tipps

Für viele Menschen sind E-Mails Fluch und Segen zugleich. Einige Tipps können dabei helfen, die E-Mail-Flut zu begrenzen, um sich wieder besser auf den Geschäftsalltag konzentrieren zu können.


E-Mails sind schnell geschrieben und können dadurch Arbeitsabläufe im Unternehmen vereinfachen. Innerhalb weniger Sekunden kann die Nachricht beim Empfänger eintreffen und dementsprechend schnell beantwortet werden. Doch die Realität sieht häufig anders aus. Denn durch die Einfachheit und Schnelligkeit dieser digitalen Kommunikationsmöglichkeit wird sie von vielen Personen gerne und häufig genutzt. Das Ergebnis ist, dass es für viele Menschen im Job heutzutage üblich ist, dass sich im Postfach täglich einige Hunderte Nachrichten ansammeln. Um dieser E-Mail-Flut begegnen zu können, bedarf es einer guten Organisation. Ansonsten würden schnell die Nachteile dieser digitalen Nachrichten den Vorteilen überwiegen.

Tipps gegen die E-Mail-Flut im Job

1. Gute Struktur für mehr Übersicht
Um E-Mails sortieren zu können, ist eine Struktur des E-Mail-Postfaches notwendig. Lassen sich die E-Mails in mehrere Ordner und bei Bedarf auch in Unterordner sortieren, ist eine bessere Übersicht gegeben. Ordner können beispielsweise je nach Thema oder Dringlichkeit angelegt werden. An dieser Stelle kann es auch hilfreich sein, die Funktionen des E-Mail-Programms zu nutzen. Denn in der Regel lässt sich der Prozess der Ablage in bestimmte Ordner automatisieren. Dadurch lassen sich beispielsweise E-Mails bestimmter Absender oder mit festgelegten Wörtern in der Betreffzeile automatisiert den Ordnern zuweisen.

Hinweis: Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre E-Mails ordnen und kategorisieren.

2. Zeitplan für den E-Mail-Check
Es ist nicht notwendig, E-Mails immer sofort zu beantworten. Durch das andauernde Lesen und Beantworten der E-Mails werden andere Arbeitsprozesse unterbrochen und es geht viel Konzentration verloren. Deshalb kann es hilfreich sein, sich mit den E-Mails nur zu festgelegten Zeiten zu befassen. Bei der Frage, innerhalb welcher Zeit E-Mails zu beantworten sind, sollten interne Vorgaben beachtet werden. Dabei kann es hilfreich sein, wenn Vorgesetzte diese Reaktionszeiten vorgeben.

3. Zeit lassen beim Verfassen der Nachricht
Die Schnelligkeit, mit der sich E-Mails versenden lassen, führt häufig dazu, dass diese Nachrichten entsprechend schnell geschrieben werden. Dadurch entstehen Nachrichten, die zu Missverständnissen und Komplikationen führen können. Besser ist es deshalb, sich kurz mit dem Inhalt der zu schreibenden Nachricht auseinanderzusetzen. Wer sich etwas Zeit für die Formulierung nimmt, kann an anderer Stelle Zeit einsparen, in dem auf Nachfragen verzichtet werden kann.

4. Nicht immer muss es eine E-Mail sein
Viele Nachrichten lassen sich per E-Mail versenden. Doch nicht immer sind E-Mails die richtige Wahl. Insbesondere bei Nachrichten, bei denen noch Absprachen getroffen werden müssen oder die sich nur an eine Person richten, kann oftmals ein kurzes Telefonat oder ein Kommunikationstool die sinnvollere Lösung sein.

5. E-Mails nur an relevante Empfänger senden
In einigen Unternehmen ist es üblich, eine E-Mail, welche für einige bestimmte Mitarbeiter und Abteilungen wichtig ist, direkt an alle Mitarbeiter im Unternehmen zu senden. Doch dieses Vorgehen sorgt dafür, dass viele Mitarbeiter ständig Nachrichten erhalten, welche für sie überhaupt nicht wichtig sind. Das nimmt nicht nur wertvolle Zeit in Anspruch und stört die Arbeitsabläufe, sondern sorgt zugleich dafür, dass diese Nachrichten nicht mehr mit der notwendigen Aufmerksamkeit gelesen werden. Denn wer davon ausgeht, dass ein Großteil der E-Mails überhaupt nicht wichtig ist, wird die Nachrichten auch in der Zukunft nicht mehr konzentriert lesen.


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