Freelancer: 7 Tipps für die Zusammenarbeit mit den Freien

Outsourcing, also die Zusammenarbeit mit externen Freelancern, hat sich in den letzten Jahren vom Trend zur Normalität entwickelt. Hier erfahren Sie, wie solche Kooperationen erfolgreich werden.

Dass Freelancer mittlerweile fest zur modernen Arbeitswelt gehören, hat mein Kollege David Frei bereits umfassend in diesem Beitrag beleuchtet. Nun wollen wir noch einen Schritt weitergehen und Ihnen konkrete Praxistipps für die Zusammenarbeit mit Freelancern vermitteln. Denn auch wenn Outsourcing inzwischen unumgänglich ist, heißt das noch lange nicht, dass es ein Kinderspiel ist.

Tipp #1: Den richtigen Freelancer auswählen

Nicht jeder Freelancer ist für jedes Projekt geeignet.

Welcher die richtige Wahl ist, hängt natürlich in erster Linie von fachlichen Kompetenzen und dem Budget ab. Doch auch die zwischenmenschliche Komponente sollte nie außer Acht gelassen werden. Wenn Sie schon im Vorfeld feststellen, dass Ihnen der freie Mitarbeiter unsympathisch ist, bedeutet das nur unnötige Stolpersteine im Verlauf des Projektes.

Informieren Sie sich umfassend über einen Freelancer und lassen Sie sich bei Bedarf Referenzen zusenden. Auch ein ausführliches Telefonat (oder noch besser: ein persönliches Treffen zum Mittagessen) hilft Ihnen dabei, die richtige Wahl zu treffen und diese hinterher nicht zu bereuen.

Tipp #2: Kommunikation über einen zentralen Kanal

Jede Zusammenarbeit mit einem Freelancer – sei es nun ein IT-ler, Texter oder Grafikdesigner – steht und fällt mit der Kommunikation. Ist diese lücken- oder schlichtweg mangelhaft, sind Fehler und Unstimmigkeiten vorprogrammiert.

Um eine weitestgehend reibungslose Kommunikation zu gewährleisten, sollten Sie sich mit dem Freelancer von Anfang an auf ein primäres Kommunikationsmedium einigen. In den meisten Fällen handelt es sich hierbei um E-Mail oder Telefon. Doch auch Slack, Trello und ähnliche Plattformen bieten interessante Möglichkeiten, die durchaus in Betracht gezogen werden sollten.

Tipp #3: Klare Ziele, Wünsche und Vorgehensweisen kommunizieren

Sie wollen A, doch der Freelancer liefert Ihnen B? Dann liegt das nicht unbedingt daran, dass er ein Stümper ist und seine Arbeit schlecht macht. Ganz oft scheitert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Freelancer daran, dass das Ziel oder auch besondere Wünsche nicht eindeutig kommuniziert wurden. Nehmen Sie sich daher die Zeit, um ein umfassendes Briefing zu erstellen.

Generell gilt: Je mehr Informationen Sie dem Freelancer übermitteln, desto wahrscheinlicher ist es, dass er genau das liefert, was Sie erwarten. Sparen Sie daher nicht an der Kommunikation und haken Sie lieber einmal zu oft als zu wenig nach.

Übrigens: Zu einer klaren Kommunikation gehört übrigens auch ein klares Feedback.

Tipp #4: Verträge aufsetzen

Es ist lästig, doch in vielen Fällen unverzichtbar. Gerade dann, wenn der Freelancer mit vertraulichen Informationen in Berührung kommt oder ein anderweitiges Risiko für das Unternehmen entstehen könnte, sind entsprechende Rahmenverträge Pflicht.

Klären Sie in diesem unter anderem:

  • Zwischen welchen Parteien die Zusammenarbeit zustande kommt
  • Was Gegenstand/Ziel der Zusammenarbeit ist
  • Ob die Zusammenarbeit eventuell zeitlich befristet ist
  • Wer im Schadensfall verantwortlich ist
  • Welche Pflichten Auftraggeber und Auftragnehmer haben
  • Welche Rechte Auftraggeber und Auftragnehmer haben

Tipp #5: Immer realistisch bleiben

Unternehmen, die vielleicht zum ersten Mal einen Freelancer engagieren, begehen häufig den immer gleichen Fehler: Sie setzen den Externen mit einem festen Mitarbeiter gleich und erwarten von ihm permanente Erreichbarkeit.

Freelancer sind Selbstständige und können sich ihre Zeit als solche frei einteilen. Außerdem ist es normal, dass sie an mehreren Projekten parallel arbeiten und daher nicht ständig für Ihre Zwecke zur Verfügung stehen.

Für Sie als Auftraggeber bedeutet das: Bleiben Sie immer realistisch – beispielsweise im Hinblick auf die Reaktionszeit, Deadlines und spontane Sonderwünsche. Der Freelancer wird Ihnen für Ihre Kulanz sehr dankbar sein.

Tipp #6: Kompromissbereitschaft an den Tag legen

Dass Auftraggeber gern klar Ihre Wünsche und Ziele kommunizieren dürfen, sollte nie heißen, dass ihr Wort Gesetz ist. Ein guter Freelancer ist stets ein absoluter Experte auf seinem Gebiet. Lassen Sie ihm dementsprechend seine Freiräume und nehmen Sie Alternativ-Vorschläge dankend an. Kompromissbereitschaft lautet das Zauberwort.

Tipp #7: Kosten im Vorfeld besprechen

Es wird zwar immer gern darauf hingewiesen, dass Freelancer insgesamt günstiger sind als feste Mitarbeiter. Doch trotzdem erleben Auftraggeber hin und wieder auch das böse Erwachen, wenn die Rechnung am Monatsanfang eintrudelt.

Um solche unangenehmen Situationen zu vermeiden, sollten Kosten im Vorfeld detailliert besprochen werden. Lassen Sie vom Freelancer einschätzen, wie hoch der Aufwand für das Projekt sein wird und ein entsprechendes Angebot erstellen. Ob Festpreise sinnvoll sind, hängt stark von der Branche und der Art des Auftrages ab.


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