E-Mail war gestern! 4 Kommunikationstools für mehr Effektivität

Die digitale Kommunikation läuft längst nicht mehr nur via E-Mail oder Instant Messenger ab. Die Zahl der Tools und Browser-Programme steigt stetig an und sorgt dafür, dass es immer schwieriger wird, den Überblick zu bewahren. Der folgende Artikel hilft Ihnen dabei.


Interne Kommunikation ist gut, interne Kommunikation, die funktioniert und für mehr Effektivität sorgt, ist besser. Es sollte daher im Interesse eines jeden Unternehmens sein, sich diesem Thema intensiv zu widmen und sich auf die Suche nach der optimalen Lösung zu machen. Das gilt nicht nur, wenn viele interne Mitarbeiter beschäftigt werden, sondern auch (und insbesondere) wenn auf die Arbeit externer Experten gesetzt wird. Eine gut funktionierende Kommunikation senkt die Fehlerquote, minimiert Missverständnisse und spart Zeit. Die folgenden Tools helfen dabei.

#1: Skype – Der Klassiker

Man könnte fast meinen, dass Skype genauso alt ist wie das Internet selbst. Anders als ICQ, MSN Messenger und Co. hat es dieser Chatdienst jedoch geschafft, alle Trends und Wendungen zu überlegen. Skype ist in zahlreichen Unternehmen das Kommunikationstool Nummer 1. Egal ob eine kurze Absprache via Chat oder eine umfassende Konferenz mithilfe der Videotelefonie – dieses Programm passt sich allen Ansprüchen an. Hinzukommen eine einfache Bedienung und die Möglichkeit, unterschiedliche Chat-Gruppen anzulegen. Der große Nachteil von Skype ist, dass es sich hierbei um ein gerätegebundenes Tool handelt. Sie können dieses Problem allerdings umgehen, indem Sie es auf mehreren Endgeräten installieren und sich immer wieder mit Ihrem Account anmelden.

#2: Slack – Der Newcomer

Relativ neu auf der Kommunikations-Bühne ist das Browser-Tool Slack. Das Programm hat es jedoch jetzt schon geschafft, sich einen festen Platz in der Organisation vieler Unternehmen zu sichern. Anders als Skype ist Slack nicht gerätegebunden, sondern wird über den Browser aufgerufen. Das bedeutet, dass Sie sich nicht immer wieder neu anmelden müssen, sondern von überall aus ganz einfach Zugriff auf Ihre Konversationen haben.

Um die Unternehmenskommunikation via Slack zu organisieren, müssen Sie zunächst ein Team anlegen und die entsprechenden Mitglieder einladen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, innerhalb dieser Arbeitsgruppe verschiedene Threads beziehungsweise Channels (also Chats mit bestimmten Themenschwerpunkten) anzulegen. Diese Arbeitsweise schafft Übersichtlichkeit und strukturiert die gesamte Kommunikation. Weitere Funktionen von Slack sind:

  • direkte Chats mit einzelnen Personen
  • Notizfunktion, die von anderen Nutzern nicht eingesehen werden kann
  • Integration von Dropbox, Google Drive und anderen Online-Diensten

#3: Trello – Der Alleskönner

Trello ist ein Tool, in dem die Kommunikation zwar durchaus eine wichtige Rolle spielt, aber nur eine Funktion von vielen ist. Das Programm ist wie Slack browserbasiert und kommt mit den gleichen Vorteilen daher. Ganz allgemein lässt sich sagen, dass Trello die optimale Wahl ist, wenn Sie Projekte einfach und übersichtlich planen und durchführen wollen. Das Tool verzichtet auf zahllose Features und kommt stattdessen in einer sehr rudimentären Form daher. Die Strukturierung einzelner Projekte erfolgt folgendermaßen:

  • Board (also das große „Ober-Projekt“)
  • Listen (einzelne Unter-Aspekte des Projektes)
  • Karten (Details einer Liste)

Karten können wiederum mit Checklisten, Deadlines, Anhängen, Labels usw. versehen werden. Um direkt mit anderen Mitgliedern zu kommunizieren, gibt es eine Verlinkungsfunktion. Der Teilnehmer, der auf diese Weise markiert wurde, erhält eine Benachrichtigung und wird über die entsprechenden Inhalte informiert.

#4: Podio – Der Kollaborationsexperte

Podio ist nur eine von vielen Collaboration Softwares, die es sich auf die Fahne geschrieben, die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens zu perfektionieren. Die Tools funktionieren alle ähnlich und unterscheiden sich meist nur in einzelnen Funktionen. Podio soll daher nicht als das Nonplusultra, sondern als ein Beispiel für diese Art der Tools verstanden werden.

Einzelne Arbeitsgruppen werden bei Podio als Workspace bezeichnet. Unterschiedliche Mitglieder füllen sie mit Leben, können hierüber direkt miteinander kommunizieren und sich austauschen. Anders als Trello ist Podio sehr feingliedrig und kommt mit zahlreichen optionalen Features  daher. Es dauert erst einmal eine Weile, ehe man sich hier eingefunden hat, doch wenn es erst einmal so weit ist, werden Sie die vielen Funktionen von Podio (und anderen Collaboration Softwares) lieben. Hierzu gehören beispielsweise:

  • Chats
  • Aufgabenverwaltung
  • Online-Kalender
  • Datenaustausch
  • Content Planer

Natürlich gibt es noch viele weitere Kommunikationstools, die Ihren Workflow maßgeblich beeinflussen und verbessern können. Dieser Beitrag soll nicht als vollständige Auflistung, sondern erster Einblick verstanden werden, der Ihnen zeigt, wie vielfältig die Online-Kommunikation sein kann. Wenn Sie weitere Vorschläge haben, können Sie diese sehr gern in den Kommentaren hinterlassen und von Ihren Erfahrungen berichten.


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