Meeting-Kahlschlag: Wie Sie jede Sitzung ruinieren

Deutsche lieben ihre Meetings. Für jede Kleinigkeit werden Sitzungen einberufen, häufig ohne Erfolg. Woran das liegt? So ruinieren Sie jedes Meeting…


7.000 Stunden verbringen deutsche Führungskräfte durchschnittlich jedes Jahr in Meetings (Quelle: Bain & Company). In Deutschland herrscht wahre Sitzungssucht. Das Traurige ist allerdings, dass ein Großteil dieser Sitzungen völlig ergebnislos bleibt. Sie setzen auf die falschen Teilnehmer, werden schlecht moderiert oder sind oftmals an sich völlig unnötig. Manchmal wäre das Vieraugengespräch nicht nur schneller, sondern auch effizienter als das Meeting mit der gesamten Abteilung. Wenn auch Sie demnächst einen Meeting-Kahlschlag planen und die kommende Sitzung perfekt ruinieren möchten, haben wir jetzt die besten Tipps für Sie. Aber Achtung: Ironie!

Je mehr, desto besser

Eine Sitzung ist ja sowas wie ein Statussymbol, das Ihre Macht und Ihre Beliebtheit im Unternehmen erkennen lässt. Also senden Sie die Einladung an so viele Mitarbeiter wie möglich. Am besten, Sie verwenden einfach Ihr gesamtes Outlook-Adressbuch. Ganz nach dem Motto: Je mehr, desto besser. Schließlich ist Schwarmintelligenz bekanntlich unschlagbar und für das Brainstorming können Sie niemals genug Input haben. Die passenden Fachkräfte und Experten aus dem Unternehmen, für welche das Thema wirklich von Interesse ist, werden in der Masse dann praktischerweise automatisch auch dabei sein, oder?

Meeting ist Meeting, wo soll der Unterschied sein?

Sie sollen zwischen unterschiedlichen Arten von Sitzungen unterscheiden und diese entsprechend verschieden vorbereiten, gestalten und führen? Klingt nach Zeitverschwendung! Workshop, Entscheidung, Update oder Kreativmeeting – in Ihren Ohren ist alles dasselbe, also bereiten Sie einfach jede Sitzung nach dem gleichen Schema vor, oder am besten überhaupt nicht. Den Input sollen schließlich die Teilnehmer bringen, dafür wurden sie ja eingeladen.

Sie sind Führungskraft und kein Moderator

Aus diesem Grund sehen Sie es auch überhaupt nicht ein, den Moderator zu spielen und das Meeting aktiv zu leiten. Nach der kurzen Begrüßungsrunde lassen Sie der Diskussion freien Lauf. Der Praktikant wird die Herausforderung schon irgendwie meistern und Ihnen am Ende ein Protokoll der Besprechung vorlegen, aus welchem sich dann hoffentlich auch ein handfestes Ergebnis erkennen lässt.

Jede Sitzung braucht ein Ergebnis

Fakt ist nämlich: Jede Sitzung hat nur ein und dasselbe Ziel. Sie muss ein Ergebnis hervorbringen. Ein Meeting ohne handfestes Ergebnis ist Ihrer Meinung nach Zeitverschwendung. Also beschleunigen Sie vor allem kreative Prozesse, machen Sie ein bisschen Zeitdruck und ersticken Sie Abschweifungen oder unkonventionelle Gedankengänge im Keim. Sie müssen Ihrem Vorgesetzten schließlich am Ende handfeste Ergebnisse vorbringen und keine seltsamen Ideen oder unausgearbeiteten Entwürfe. Diese gelten für Sie nicht als Ergebnisse oder sogenannte „Zwischen-Ziele“.

Planung des Meetings ist mit der Terminierung abgeschlossen

Überhaupt, wer definiert denn im Voraus (Zwischen-) Ziele oder erwünschte Ergebnisse? Die Planung eines Meetings ist für Sie mit dem Versenden der Einladung und der Terminbestätigung der Teilnehmer abgeschlossen. Tagesordnungspunkte oder das Festhalten von Zwischenergebnissen sowie kreative Pausen, wenn das Brainstorming einmal ins Stocken geraten sollte, sind für Sie ebenfalls reine Zeitverschwendung. Dass eine vorab gestaltete und an die Teilnehmer versendete Agenda diesen allerdings bei der Vorbereitung helfen und so auch die Effizienz des Meetings erhöhen könnte, ist Ihnen bislang nicht in den Sinn gekommen.

Regeln im Meeting? Wir sind doch alle erwachsen!

Ebenso überflüssig erscheint Ihnen die Definition von Regeln für die Sitzung. Alle Teilnehmer sind erwachsen, professionell und beherrschen das Einmaleins der Höflichkeitsregeln. Dass das zum echten Trugschluss werden kann, haben wir Ihnen bereits im Artikel „Büroknigge: Das nervt bei Besprechungen“ erläutert. Halten Sie Regeln in der Sitzung nun immer noch für unnütz?

Open End

Sie haben endlich eingesehen, dass Kreativprozesse Zeit brauchen und unter Termindruck nur selten erfolgreich sind? Also rufen Sie die Sitzung mit Open End ein und lassen den Teilnehmern eben so viel Zeit, wie sie brauchen. Leider lässt trotzdem früher oder später die Konzentration nach und manchmal muss man bekanntlich „eine Nacht über etwas schlafen“. Vielleicht ist ein fixes Ende für das Meeting dann doch die bessere Wahl, die Ergebnisse werden eben als Zwischen-Ergebnisse akzeptiert und die Sitzung ein oder mehrere Tage später in neuer Frische fortgesetzt. Open End? Das sparen Sie sich lieber für Ihre nächste Geburtstagsfeier auf!

Welche weiteren Organisationsfehler nerven Sie bei Meetings oder was mussten Sie aus eigener Erfahrung für die Gestaltung und Führung von Sitzungen lernen? Wir freuen uns auf Ihre Tipps, Erfahrungen, Dos und Don’ts in den Kommentaren.


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