Nie wieder Hektik: So funktioniert Zeitmanagement für Führungskräfte

Stress und Zeitdruck gehören für viele Führungskräfte zum ganz normalen Arbeitsalltag. Doch das muss nicht sein. Was es stattdessen braucht, ist ein professionelles Zeitmanagement.

Viele Führungskräfte in deutschen Unternehmen eilen von einem Termin zum nächsten. Sie verbringen eine Menge Zeit in Meetings, auf Geschäftsreisen oder bei geschäftlichen Events – und wenn sie doch einmal einen ganzen Tag nur im Büro verbringen, warten dort Papierstapel, To-Do-Listen und zahllose unbeantwortete E-Mails. Zu Beginn kann Hektik sogar beflügeln und einen gewissen „Flow“ ins Arbeitsleben bringen. Doch auf Dauer beginnt der ständige Zeitdruck an der Energie zu zehren. Schlimmstenfalls endet der Dauerstress im Burnout-Syndrom oder einer anderen stressbedingten Folgeerkrankung. Keine Regel ohne Ausnahme: Es gibt Führungskräfte, die trotz vollem Terminkalender scheinbar gelassen und völlig stressbefreit durch ihr Berufsleben schreiten. Sie lassen sich nicht aus der Ruhe bringen und wirken nie gehetzt. Stattdessen scheinen sie das Chaos fest im Griff zu haben und schlängeln sich mühelos durch Termine, E-Mails & Co. Auch, wenn es sich dabei um eine rare Erscheinung handelt, ist ihr Trick eigentlich simpel: Sie verfügen über ein funktionierendes Zeitmanagement – und Sie können das auch! Aber wie?

Definition: Was bedeutet eigentlich „Zeitmanagement“?

Zeitmanagement beschreibt die Fähigkeit, Arbeitsaufgaben optimal kontrollieren zu können. Das bedeutet: Sie können den benötigten Zeitrahmen für eine Aufgabe realistisch einschätzen. Dies erlaubt Ihnen, Ihre Ressourcen wie Zeit, Energie & Co effizient einzusetzen. Beim Zeitmanagement geht es also darum, die Arbeitszeit analysieren und organisieren zu können. Manchmal ist auch die Reorganisation oder Delegation von Aufgaben notwendig, um die höchstmögliche Effizienz aufrechtzuerhalten. Zeitmanagement findet in der Regel täglich statt und erlaubt die optimale Planung des bevorstehenden Arbeitstages, um unter Einhaltung aller Fristen, Deadlines oder weiterer Termine dennoch einen pünktlichen Feierabend und eine langfristig unbeschadete Gesundheit gewährleisten zu können.

Das Wundermittel lautet: To-Do-Liste

Es gibt viele verschiedene Zeitmanagement-Ansätze. Dementsprechend müssen Sie für sich selbst ein Konzept finden, das in Ihrer individuellen Situation funktioniert. Es gibt also kein grundsätzliches „Richtig“ oder „Falsch“. Dennoch hat sich ein Mittel über die letzten Jahre in vielen verschiedenen Branchen, Berufen und Positionen bewährt: Quasi jede erfolgreiche Führungskraft in Deutschland arbeitet auf die eine oder andere Art und Weise mit To-Do-Listen. Sie sind allerdings kein Garant für erfolgreiches Zeitmanagement, sondern nur ein wichtiges Werkzeug. Schlussendlich geht es nämlich in erster Linie um die richtige Priorisierung – und genau hierbei können To-Do-Listen helfen. Schreiben Sie also zu Beginn eines jeden Arbeitstages alle anstehenden Aufgaben nieder. Ordnen Sie diese nun gemäß ihrer Priorität und teilen sie jeder Tätigkeit ein realistisches Zeitfenster zu. Beginnen Sie also mit der wichtigsten und vielleicht auch schwierigsten Aufgabe am Morgen, wenn Sie noch fit und leistungsfähig sind. Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie etwa eineinhalb Stunden für deren Erledigung benötigen werden, planen Sie zwei Stunden ein. Denn Sie werden sehen: Der Zeitpuffer ist im Laufe des Arbeitstages schnell aufgebraucht. Anschließend widmen Sie sich der zweitwichtigsten Aufgabe und Leerzeiten oder die müde Stunde nach dem Mittagessen mit vollem Magen nutzen Sie eventuell für einfache Tätigkeiten wie das Beantworten von E-Mails.

Schluss mit Multitasking!

Priorisierung ist wichtig, um jegliches Multitasking präventiv zu verhindern. Denn dieses frisst Konzentration, erhöht Ihre Fehleranfälligkeit, senkt Ihre Produktivität und setzt Sie zusätzlichem Stress aus. Arbeiten Sie Ihre To-Do-Liste also Punkt für Punkt gemäß den gesetzten Prioritäten ab und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf Ihre aktuelle Tätigkeit. Schnell werden Sie merken, dass Sie dadurch deutlich produktiver arbeiten, mehr an einem Tag schaffen und dennoch pünktlich in den Feierabend gehen können. Und all das nur, weil Sie endlich mit dem Zeitfresser namens Multitasking Schluss gemacht haben.

Auch beim Zeitmanagement gilt: Übung macht den Meister

Wie bereits erwähnt, müssen Sie beim Zeitmanagement aus all den verfügbaren Konzepten jenes finden, welches für Sie am besten funktioniert – und dann müssen Sie diesem treu bleiben. To-Do-Listen, eine strikte Priorisierung sowie die Vermeidung von Multitasking sind dabei schon einmal vielversprechende Ansätze. Gerade die ausschließlich Konzentration auf eine Aufgabe ohne Ablenkungen fällt vielen Menschen schwer. Ständig klingelt das Telefon, das E-Mail-Programm kündigt piepend den Eingang einer neuen Nachricht an und die Kollegen erkundigen sich nach diesem oder jenem…auch beim Zeitmanagement gilt deshalb der Grundsatz: Übung macht den Meister. Doch wenn Sie ernsthaft an die Sache herangehen, werden erste Erfolge garantiert nicht lange auf sich warten lassen und bald schlendern auch Sie hoffentlich entspannt sowie gelassen durch einen hektischen Arbeitsalltag.

Welche weiteren grundlegenden Tipps zum Thema Zeitmanagement kennen Sie? Welche Methode hat für Sie funktioniert – und welche nicht? Vielen Dank für Ihre Kommentare!


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