Offboarding: So gestalten Sie den Exit von Mitarbeitern professionell

Was tun, wenn ein Mitarbeiter das Team verlässt beziehungsweise verlassen muss? Das sogenannte Offboarding wird immer wieder gern ignoriert – und das, obwohl es so wichtig ist.

Während das Thema Onboarding in immer mehr Unternehmen an Präsenz gewinnt, wird der „Zwillingsbruder“ Offboarding gern von den Personalabteilungen verdrängt. Irgendwie nachvollziehbar, denn jeder weiß, dass Trennungen in der Regel schmerzhaft und kompliziert sind. Doch gerade dann, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen nicht freiwillig verlässt, sondern gekündigt wird, können professionelle Offboarding-Prozesse dabei helfen, die Situation für alle so angenehm wie möglich zu gestalten.

Was ist Offboarding?

Offboarding ist ein wichtiger Bestandteil des Personalmanagements und als solcher Aufgabe der Personalmitarbeiter. Im Gegensatz zum Onboarding (hierbei geht es darum, einen neuen Mitarbeiter ins Unternehmen einzuführen) steht beim Offboarding der professionelle Abschied im Vordergrund.

Grundsätzlich kann Offboarding in zwei Bereiche unterteilt werden:

  • der technische Prozess, auch Exit Management genannt
  • der sozio-emotionale Prozess

Während ersteres in den meisten Unternehmen aus bürokratischen Gründen schlichtweg praktiziert werden muss, fällt die emotionale Begleitung häufig unter den Tisch.

Warum ist Offboarding so wichtig?

Vielleicht fragen Sie sich an dieser Stelle, wozu das Ganze gut sein soll. Hat ein Mitarbeiter das Unternehmen erst einmal verlassen (ob nun freiwillig oder nicht), befindet er sich schließlich nicht mehr in Ihrem Aufgabenbereich.

Zunächst einmal ist zu sagen, dass der Wegfall eines Mitarbeiters immer mit einer ganzen Reihe von Aufgaben verknüpft ist:

  • Kollegen und Kunden müssen informiert werden
  • Aufgaben müssen neu verteilt werden
  • Projekte müssen umstrukturiert werden
  • Die Stelle muss neu vergeben werden
  • etc.

Indem Sie einen strukturierten Offboarding-Prozess etablieren, der immer wieder zum Einsatz kommt, wenn ein Mitarbeiter das Team verlässt, sparen Sie jede Menge Zeit und auch Nerven. Denn dann wissen Sie genau, was zu tun ist, woran gedacht werden muss und was auf keinen Fall schiefgehen darf.

Ein anderer Aspekt, der das Offboarding so wichtig macht, ist das Employer Branding. Man sagt zwar immer, dass der erste Eindruck zählt, doch auch der letzte darf auf keinen Fall unterschätzt werden. Gerade dann, wenn Sie einen Mitarbeiter kündigen und dieser das Unternehmen nicht freiwillig verlässt, ist es umso wichtiger, ihm dennoch ein gutes Gefühl (der Wertschätzung) mit auf den Weg zu geben. Trotz Kündigung ist der ehemalige Mitarbeiter dann noch gut auf das Unternehmen zu sprechen und gibt seine (positive) Wahrnehmung an andere weiter.

So funktioniert Offboarding

Eine wichtige Information gleich vorweg: Natürlich kann man Offboarding-Prozesse in gewisser Weise wie oben beschrieben standardisieren. Doch muss auch immer bedacht werden, dass Trennung nicht gleich Trennung ist.

Während sich die einen Arbeitnehmer beispielsweise im Guten trennen und nach einem neuen Job suchen, kündigen die anderen aufgrund von einem Streit oder langfristigen Meinungsverschiedenheiten. Wieder andere werden aus unterschiedlichen Gründen vom Unternehmen entlassen. Ein viertes Szenario, das für das Offboarding von Bedeutung ist, ist der Eintritt ins Rentenalter.

Jeder berufliche Abschied sollte nach Möglichkeit mit einem offenen und ehrlichen Gespräch beginnen – auch wenn das vielleicht unangenehm für die Beteiligten ist. Falls Sie den Mitarbeiter kündigen, sollte er unbedingt die Gründe hierfür erfahren. Geht die Kündigung von ihm aus, ist es ratsam, Ihr Bedauern auszudrücken und ihm alles Gute für die Zukunft zu wünschen.

Im nächsten Schritt gilt es, diverse Formalien zu klären. Dieser Abschnitt des Offboardings ist extrem individuell und hängt immer von den Prozessen innerhalb des Unternehmens ab.

Ebenfalls Bestandteil des Offboardings: Das Ausstellen von einem Arbeitszeugnis. Damit der Abschied so reibungslos wie möglich verläuft, sollten Sie das Dokument schon zur Verfügung stellen, bevor sich die beruflichen Wege für immer trennen. Ehemalige Mitarbeiter, die ewig ihrem Arbeitszeugnis hinterher rennen müssen, haben den alten Arbeitgeber meist nicht in guter Erinnerung.

Tipp: Wenn Sie sich im Guten trennen, können Sie den ehemaligen Mitarbeiter darum beten, das Unternehmen auf der Plattform kununu zu bewerten. Ein positives Feedback hilft Ihnen bei der späteren Bewerbersuche.

Falls Sie einen (langjährigen) Mitarbeiter beispielsweise aus Budgetgründen entlassen müssen, ist es eine schöne Geste, ihm eine Outplacement-Beratung anzubieten. Hierbei bekommt der ehemalige Angestellte Hilfe bei der anschließenden Jobsuche.

Findet die Trennung einvernehmlich statt oder verabschiedet sich der Mitarbeiter in den wohlverdienten Ruhestand, gehört auch eine Abschiedsfeier zum Offboarding. Es muss kein großes Fest sein. Schon ein Gläschen Sekt für alle Anwesenden und ein paar nette Worte über den Mitarbeiter, der geht, drücken Ihre Wertschätzung aus und sorgen dafür, dass der ehemalige Kollege auch in Zukunft gut über seinen alten Arbeitgeber sprechen wird.


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