Onboarding: Definition, Instrumente und Strategien

In Zeiten des Fachkräftemangels gewinnt ein professionelles Onboarding als Teil Ihrer Recruiting-Strategie zunehmend an Bedeutung. Wie also holen Sie Mitarbeiter „an Bord“?

Fakt ist: Der demografische Wandel in Deutschland hat einen Fachkräftemangel ausgelöst, der bereits jetzt zahlreiche Branchen wie die IT, viele Bereiche des Handwerks oder das Sozialwesen betrifft. Ein Problem, das sich in Zukunft weiter ausweiten wird und welches ein Umdenken in modernen Recruiting-Strategien erfordert. Für Unternehmen wird es immer schwieriger, noch ausreichend qualifizierte Fach- und Führungskräfte gewinnen und langfristig binden zu können. Was es für ein erfolgreiches Recruiting heutzutage braucht, ist eine starke Arbeitgebermarke. Doch zum Employer Branding gehören eben mehr als eine beeindruckende Webseite oder eine wohlklingende Stellenausschreibung. Werden die Erwartungen der neugewonnenen Mitarbeiter in den ersten Wochen und Monaten nämlich nicht erfüllt, werden diese das Unternehmen schnell wieder verlassen und zu einem konkurrierenden Arbeitgeber wechseln. Die Folge ist eine Zunahme der Mitarbeiterfluktuation mit zahlreichen negativen Folgen wie hohen Kosten oder einer Vergiftung der Betriebsatmosphäre. Es ist daher wichtig, nach dem erfolgreichen Recruiting den neuen Mitarbeiter richtig „an Bord“ zu holen, damit er langfristig im Unternehmen bleibt. Stichwort: Onboarding.

Definition: Onboarding – Was ist das?

Das Onboarding beginnt ab dem Zeitpunkt der Unterzeichnung eines neuen Arbeitsvertrages und endet in der Regel rund zwölf Monate nach dem Eintritt eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen. Es umfasst also alle Maßnahmen zur Eingliederung neuer Arbeitnehmer in einen Betrieb mit dem Ziel, dass diese im Unternehmen bleiben und sich hier schnellstmöglich produktiv einbringen können. Es stehen demnach sowohl materielle Ziele wie eine hohe Einarbeitungseffizienz im Vordergrund als auch immaterielle Zielsetzungen wie eine gleichbleibend hohe Motivation bei Neueinsteigern im Unternehmen während ihres ersten Jahres.

Welche Instrumente werden in den Onboarding Phasen eingesetzt?

Das Onboarding läuft stets in drei Phasen ab: Vorbereitung, Orientierung und Integration. Welche Instrumente in den jeweiligen Phasen eingesetzt werden, hängt dabei stets von den individuellen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen ab. Die Zielsetzung sollte dabei folgende sein:

1. In der Vorbereitungsphase, dem sogenannten Preboarding, soll der Mitarbeiter bereits eine emotionale Bindung zu seinem zukünftigen Arbeitgeber aufbauen, bevor er tatsächlich seine Tätigkeit am ersten Arbeitstag aufnimmt. Es geht also darum, eventuelle Zweifel zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsantritt zu beseitigen und dadurch zu verhindern, dass sich der Bewerber doch noch für ein anderes Jobangebot entscheidet. Häufig eingesetzte Instrumente hierfür sind die Zusendung von Informationsmaterialien und einer Onboarding-Mappe sowie individuelle Unterstützungsangebote für den Neuling, zum Beispiel die Hilfe bei der Wohnungssuche.

2. Die Orientierungsphase findet zwischen dem ersten Arbeitstag und dem dritten Monat eines neuen Angestelltenverhältnisses statt. Der erste Eindruck ist bekanntlich bleibend und daher ist es wichtig, dass sich der Mitarbeiter vom ersten Tag an willkommen fühlt und bestmöglich in das Unternehmen einbringen kann. Es gilt, Vertrauen aufzubauen und die anfängliche Motivation des Neuankömmlings aufrechtzuerhalten. Wirkungsvolle Instrumente sind diesbezüglich die schnelle Einarbeitung in technische Grundlagen wie das EDV-System, die Bekanntmachung mit den Kollegen, Kunden & Co sowie Einführungsseminare und eine gezielte Förderung vom ersten Tag an.

3. Dementsprechend folgt die Integrationsphase zwischen dem dritten und dem zwölften Monat nach dem Neueinstieg. Am Ende dieser Phase sollte sich der Mitarbeiter angekommen und wohlfühlen. Er sollte produktiv sowie motiviert arbeiten und eine langfristige Zukunft bei seinem neuen Arbeitgeber planen. Für die Integration wichtige Instrumente sind regelmäßige Feedbackgespräche mit den Vorgesetzten, gezielte Teambuilding-Maßnahmen sowie das Angebot von Fort- und Weiterbildungen, Workshops oder anderen Fördermöglichkeiten.

Welche Vorteile bringt erfolgreiches Onboarding mit sich?

Wieso das Ganze – fragen Sie sich jetzt? Natürlich bedeutet eine erfolgreiche Onboarding-Strategie Aufwand, Kosten und Zeit. Doch genau diese amortisieren sich in Rekordgeschwindigkeit, wenn das Onboarding richtig implementiert wird. Denn dann bringt es eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich, die wir an dieser Stelle nur grob umreißen möchten:

  • Steigerung der Produktivität
  • Verbesserung des Arbeitsklimas
  • Senkung der Mitarbeiterfluktuation
  • Einsparungen bei Recruiting-Kosten
  • Stärkung des Employer Brandings
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Förderung der Arbeitgeberloyalität
  • v. m.

Wie lässt sich Ihre Strategie zum Erfolg führen?

Hinsichtlich einer Onboarding-Strategie in Ihrem Unternehmen stellt sich also nicht die Frage nach einem „Ob“, sondern nach dem „Wie“. Wie bereits erwähnt, hängt der Erfolg Ihrer Maßnahmen von den individuellen Begebenheiten im Unternehmen ab. Dennoch gibt es Faktoren, welche Sie bei der Implementierung Ihrer Onboarding Strategie unbedingt berücksichtigen sollten. Hierzu gehört die Standardisierung der Prozesse, um die Einheitlichkeit, Transparenz und Effizienz Ihres Onboardings für alle Beteiligten vom HR-Manager bis zum Bewerber zu gewährleisten. Dennoch müssen Sie Raum einplanen, um individuell auf jeden neuen Mitarbeiter einzugehen, diesen gemäß seiner emotionalen Bedürfnisse abzuholen und ihn vor allem auf kultureller Ebene zu integrieren. Denn Onboarding dient in erster Linie dem Aufbau von Vertrauen und einer starken Bindung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber in Anlehnung an das Employer Branding – das sollten Sie niemals aus den Augen verlieren.

Welche weiteren Tipps und Erfahrungen möchten Sie zur Thematik Onboarding mit uns teilen? Vielen Dank für Ihre Kommentare!


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