Optimiertes Selbstmanagement mit der not-to-do-Liste

Not-to-do-Listen erinnern Sie stets daran, was Sie im beruflichen Alltag nicht tun sollten. Das Resultat ist ein verbessertes Selbstmanagement und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge, die erledigt werden wollen.


Sie kennen das: Hier ein kurzer Blick auf Facebook, dort ein ausgedehnter Smalltalk mit der Kollegin und da eine E-Mail, die nicht wirklich beruflicher Natur war. Sie lauern überall im Büro: Die kleinen Situationen, die uns nicht nur Zeit kosten, sondern auch vollkommen aus dem Konzept bringen können. Wer sich wieder mehr auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren will und noch auf der Suche nach der idealen Technik ist, sollte unbedingt diesen Beitrag lesen. Wir stellen Ihnen nämlich das Prinzip der not-to-do-Listen vor.

Was ist die not-to-do-Liste?

Während es bei to-do-Listen darum geht, möglichst konkrete Aufgaben zu erfassen, ist die not-to-do-Liste eher allgemeiner (beziehungsweise allgemeingültiger) Natur. Es geht nicht darum, aufzulisten, was Sie an einem Tag oder in einer Woche erledigen müssen, sondern, was es unbedingt zu vermeiden gilt.

Ziel der not-to-do-Liste ist es, Aufgaben, Dinge und Situationen aufzuzeigen, die nicht dringend oder wichtig sind und demzufolge auch nicht erledigt werden müssen. Das Resultat ist ein optimiertes Selbstmanagement, das mehr Zeit für die wichtigen Punkte auf der Agenda schafft.

Wie erstelle ich eine not-to-do-Liste?

Jeder Mensch hat seine ganz persönliche not-to-do-Liste. Hierauf sollten alle Störfaktoren zu finden sein, die Sie tagtäglich davon abhalten, konzentriert und produktiv zu arbeiten. Um eine solche Liste zu erstellen, ist es im ersten Schritt unverzichtbar, sich selbst zu fragen, welche Tätigkeiten Sie in Ihrem Workflow ausbremsen. Zu den Klassikern gehören beispielsweise soziale Medien, E-Mails und unnötige beziehungsweise ausschweifende Recherchen. Ganz allgemein kann gesagt werden, dass die not-to-do-Liste eng mit der Thematik der Zeitfresser verbunden ist. Alles, was Ihnen die Zeit zum Arbeiten raubt, ist ein potentieller Punkt auf Ihrer „Nicht-tun-Liste“.

Die not-to-do-Liste ist fertig – und nun?

Wer sein Selbstmanagement am Arbeitsplatz verbessern möchte, tut gut daran, folgendermaßen mit der not-to-do-Liste zu verfahren:

  • Schritt #1: Schreiben Sie alle Punkte gut leserlich auf ein Blatt Papier, eine Karteikarte o.ä. (alternativ kann die Liste auch auf dem PC geschrieben und ausgedruckt werden).
  • Schritt #2: Überlegen Sie sich beim Verfassen der Liste, welche Priorität die einzelnen Punkte haben. Ganz oben sollte stets das stehen, was Ihnen am meisten Zeit raubt.
  • Schritt #3: Bringen Sie Ihre not-to-do-Liste gut sichtbar an Ihrem Arbeitsplatz an, sodass Sie immer wieder einen Blick darauf werfen können.

Es ist wichtig, dass Sie die Liste Ihrer Zeitfresser buchstäblich immer vor Augen haben – denn nur so können Sie sich sicher sein, die einzelnen Punkte nicht zu vergessen. Ein weiterer positiver Effekt dieser Sichtbarkeit ist, dass eine solche not-to-do-Liste durchaus motivierend sein kann. Indem Sie sich bewusst machen, was Sie nicht tun sollen, wissen Sie viel genauer, was tatsächlich auf der Tagesordnung steht und erledigt werden will.

Beispiel einer not-to-do-Liste

Sie können sich noch nicht hundertprozentig vorstellen, wie genau eine not-to-do-Liste aussehen könnte? Dann schauen Sie sich doch einmal unser Beispiel an und lassen Sie sich davon inspirieren. Es kann gut sein, dass der eine oder andere „not-to-do“-Punkt auch auf Sie zutrifft.

  • Mehrere Aufgaben parallel erledigen
  • E-Mails „zwischendurch“ checken
  • E-Mails während einer anderen Aufgabe beantworten
  • Social Media-Kanäle checken
  • Mit den Kollegen plauschen (im überdurchschnittlichen Maß)
  • Unangenehme Aufgaben aufschieben
  • Zu viel recherchieren/vorbereiten, um nicht anfangen zu müssen („Perfektionismus“)
  • WhatsApp-Nachrichten lesen und schreiben
  • Überstunden

Wichtig ist, dass not-to-do-Listen (ähnlich wie to-do-Listen) nie zu kleinteilig sein sollten. Wenn die Punkte eine gewisse Anzahl überschreiten, wird die Liste unübersichtlich und schneller missachtet. Konzentrieren Sie sich daher lieber auf ein paar zentrale Aspekte, die Sie als wirklich wichtig einstufen. Bedenken Sie dabei, dass keine Liste (egal ob to-do oder not-to-do) in Stein gemeißelt ist. Sie haben immer die Möglichkeit, Punkte zu streichen und zu ergänzen.

Praxis-Tipp: Gerade das Smartphone ist der perfekte Nährboden für Zeitfresser, die es zu eliminieren gilt. Wenn Sie Probleme damit haben, dem Mobiltelefon während der Arbeitszeit abzudanken, hilft Ihnen eventuell die App „Forest“. Diese pflanzt in der Zeit, in der Sie das Handy nicht nutzen, einen virtuellen Baum und lässt ihn wachsen. Wird das Gerät zwischendurch doch zur Hand genommen, geht das zarte Pflänzchen ein. Was nach einer Spielerei klingt, funktioniert sehr gut. Die App hilft tatsächlich dabei, das Smartphone während der Arbeitszeit zu ignorieren und erhält daher eine klare Empfehlung von uns.


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