Outlook: Mehr als nur Emails verschicken und empfangen– Teil 1

Outlook ist in vielen Büros das Email-Programm Nummer 1. Der Microsoft-Dienst kann allerdings noch viel mehr als nur elektronische Nachrichten verschicken und empfangen.


Outlook ist Bestandteil des Microsoft Office-Pakets. Es ist also nicht verwunderlich, dass das Tool in zahlreichen Büros genutzt und geschätzt wird. Das Senden und Empfangen von Mails ist kinderleicht und kann mithilfe des Programms ideal in den Arbeitsalltag integriert wird. Doch soll es das wirklich schon gewesen sein? Was viele gar nicht wissen: Outlook kann noch viel mehr. Was alles? Das erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.

E-Mails ordnen und kategorisieren

Sortieren Sie Ihre Emails? Das sollten Sie auf jeden Fall tun, wenn Sie Wert auf eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise legen. Die gute Nachricht gleich vorweg: Dank Outlook ist dieses Vorhaben nicht nur leicht, sondern es gibt auch verschiedene Möglichkeiten, das Chaos in Ihrem Postfach zu beseitigen. Nachfolgend sollen ein paar davon vorgestellt werden.

Kennzeichnen als Aufgaben-Element

Wenn Sie in Ihrem Posteingang sind, werden Sie sehen, dass sich neben jeder Nachricht ein kleines, farbloses Fähnchen befindet. Wird dieses geklickt, verwandelt es sich in ein rotes. Die Mail ist somit als Aufgaben-Element gekennzeichnet. Soll heißen: Durch die Kennzeichnung wissen Sie, welche Nachrichten noch abgearbeitet werden müssen. Ist die Aufgabe erledigt, können Sie erneut auf das Fähnchen klicken, sodass sich dieses in einen Haken verwandelt.

Farb-Kategorisierung

Die Strukturierung darf ruhig noch ein bisschen detaillierter sein? Dann empfehlen wir Ihnen die Farb-Kategorisierung. Um diese in der Praxis anzuwenden, müssen Sie sich vorher ein System überlegen, also: Welche Farbe soll für welchen Bereich stehen? Um ein Farb-Schema für Ihren Outlook-Posteingang festzulegen, müssen Sie in der Nachrichten-Übersicht mit der rechten Maustaste auf eines der Rechtecke klicken und „Alle Kategorien…“ anklicken. Nun öffnet sich ein neues Fenster, über welches Sie den Farben bestimmte Kategorien zuordnen können. Ist das erledigt, können Sie nachfolgend wieder via Rechts-Klick jeder Mail eine Farbe und somit eine Kategorie zuordnen.

Unterordner

Keine einzige Email im Posteingang, das klingt traumhaft schön, aber leider auch ziemlich utopisch. Es kann allerdings wirklich funktionieren – nämlich, wenn Sie die Nachrichten aus dem Eingang in bestimmte Unterordner verschieben. Diese legen Sie an, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Posteingang klicken und „Neuer Ordner“ auswählen. Eine mögliche Strukturierung Ihres Postfaches könnte folgende Unterordner vorsehen:

  • Aufgaben
  • Absprachen
  • Anfragen
  • Feedback
  • Newsletter
  • unwichtig

Kontakte anlegen, speichern und effektiv nutzen

Viele Nutzer verspielen das Potential von Outlook auf ganz banale Weise. Das wohl beste Beispiel hierfür ist der Umgang mit Kontakten. Anstatt diese mit wenigen Klicks anzulegen, wird immer wieder nach einer alten Mail gesucht, um auf diese antworten zu können. Das ist nicht nur umständlich, sondern frisst auch viel Zeit. So hier wird es besser gemacht.

Kontakte speichern

Das Speichern von Email-Adresse ist bei Outlook wirklich einfach. Sie müssen hierfür einfach nur die entsprechende Angabe im Kopf der Email mit der rechten Maustaste anklicken und „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen“ auswählen. Schon öffnet sich eine übersichtliche Eingabemaske, in der Sie unterschiedliche Informationen zu dem Kontakt hinterlegen können. Unser Tipp: Legen Sie die Kontakte immer mit möglichst vielen Infos an, diese können Ihnen später noch behilflich sein.

Tipp: In der Kontakt-Maske finden Sie auch verschiedene Übersichten – beispielsweise über empfangene Mails und Anhänge. Gerade letzteres kann sich in der Praxis als überaus praktisch erweisen.

Kontakte suchen

Wer auf der Suche nach einem bestimmten Kontakt ist und diesem eine Email schicken will, hat zwei verschiedene Möglichkeiten:

  • Öffnen Sie eine neue E-Mail und geben Sie den Namen in die Adress-Zeile ein. Ist der Kontakt gespeichert, wird Outlook die Adresse vervollständigen.
  • Rufen Sie Ihr Adressbuch auf (in der oberen Start-Zeile) und suchen Sie dort den Kontakt. Mit einem Doppelklick öffnet sich die Kontakt-Maske. Nun können Sie auf „E-Mail-Nachricht“ klicken und eine entsprechende Mail verfassen.

Weitere Kontakt-Funktionen

Gehen wir noch einmal in der Kontakt-Maske, die wir schon vom Anlegen des Kontaktes und vom Email-Versand kennen. Schaut man sich hier einmal genauer um, wird schnell klar, dass es noch viele weitere Funktionen gibt. So können Sie beispielsweise:

  • eine Visitenkarte des Kontaktes anlegen (Alle Infos auf einem Blick)
  • ein Bild der Person hinzufügen
  • einen Termin mit der Person vereinbaren (über den Menü-Punkt „Besprechung“)
  • dem Kontakt eine Aufgabe zuweisen
  • die zugewiesene Adresse auf einer Landkarte ansehen
  • eine Kategorisierung vornehmen
  • Notizen zur Person hinzufügen (beispielsweise wann diese Geburtstag hat)
  • den Kontakt an eine andere Person weiterleiten

Verteiler erstellen

In der Berufswelt kommt es immer wieder vor, dass Sie eine Mail an eine bestimmte Gruppe von Menschen verschicken wollen – beispielsweise alle Mitarbeiter, den Vorstand oder auch Journalisten. Um hierbei nicht immer wieder alle Email-Adresse eingeben zu müssen, empfiehlt es sich, einen entsprechenden Verteiler anzulegen. Das funktioniert folgendermaßen:

  • Gehen Sie ins Start-Menü
  • Klicken Sie auf „Neue Elemente“
  • Wählen Sie „Kontaktgruppe“ (diese versteckt sich unter Umständen unter „weitere Elemente“)
  • Geben Sie der Kontaktgruppe einen Namen
  • Klicken Sie auf „Kontakte hinzufügen“
  • Speichern Sie die Gruppe ab

Sie können der Kontaktgruppe auch weitere Informationen hinzufügen und Sie weiterleiten.

Outlook hat noch viel mehr zu bieten. Freuen Sie sich also auf einen weiteren Beitrag in den kommenden Tagen, in dem es um weitere Aspekte und Funktionen des Email-Programms gehen wird.


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