Outsourcing für Personaler: Wann ist es sinnvoll und was ist zu beachten?

Outsourcing ist gerade in aller Munde. Doch was verbirgt sich eigentlich hinter diesem Begriff und warum sind so viele Unternehmen davon überzeugt?

Wenn sich Unternehmen Hilfe bei externen Anbietern, beispielsweise Grafikdesignern, Social Media-Experten und Programmierern holen, dann spricht man im Fachjargon auch von Outsourcing. Das Thema spielt vor allem im HR-Bereich eine wichtige Rolle – immerhin bedeutet Outsourcing stets, dass man sich bewusst gegen einen festen Mitarbeiter entscheidet. Lesen Sie hier, was Sie als Personaler alles dazu wissen müssen.

Definition: Was ist Outsourcing?

Im Grunde genommen wurde in der Einleitung zu diesem Blogbeitrag schon auf die wesentliche Aspekte von Outsourcing hingewiesen. Es geht darum, einen bestimmten Aufgabenbereich, der im Unternehmen eine Rolle spielt, auszulagern und an einen externen Mitarbeiter zu übergeben. Hierbei handelt es sich in aller Regel um einen spezialisierten Freelancer, der für verschiedene Unternehmen tätig ist und vom Outsourcing lebt.

Übrigens: Sourcing bedeutet ins Deutsche übersetzt „Beschaffung“. Es geht beim Outsourcing also (vereinfacht formuliert) um die Beschaffung [von Hilfe] von außen („out“).

Vor- und Nachteile vom Outsourcing

Wenn Sie als Personaler mit dem Gedanken spielen, gewisse Aufgabenfelder zu outsourcen, dann wollen Sie mit Sicherheit wissen, welche Auswirkungen das auf das Unternehmen hat. Oder mit anderen Worten: Welche Vor- und Nachteile bringt Outsourcing mit sich? Die nachfolgende Übersicht verrät es Ihnen (kurz und knapp).

Outsourcing Vorteile Outsourcing Nachteile
  • Kostensenkung
  • mehr Flexibilität (in Krisen)
  • Zusammenarbeit mit Experten
  • weniger bürokratischer Aufwand (Lohnbuchhaltung etc.)
  • Erhöhter Kommunikationsaufwand
  • Abgabe von Kontrolle
  • eventuell Erstellen von Outsourcing-Verträgen

Wann ist Outsourcing sinnvoll?

Wie Sie sehen, darf Outsourcing nicht nur positiv bewertet werden. Auch wenn immer mehr Unternehmen auf die Auslagerung von Aufgaben setzen (und damit auch sehr erfolgreich sind), bringt das Modell auch immer ein paar Komplikationen mit sich. Diese müssen Sie als verantwortlicher Personal-Mitarbeiter stets auf dem Schirm haben und sich parallel fragen: Ab welchem Punkt ist Outsourcing sinnvoll?

Diese Frage muss natürlich immer individuell beleuchtet werden. Es gibt unzählige Faktoren, die hierbei eine Rolle spielen und beachtet werden sollten. Hier sind ein paar davon:

Wie häufig würden Sie die Dienste eines Freelancers in Anspruch nehmen? Hin und wieder = Outsourcing ist absolut sinnvoll. Regelmäßig = eventuell ist es sinnvoller, einen festen Mitarbeiter einzustellen.

Wie groß ist der Aufwand, den der Freelancer mit den Aufgaben hat? Je mehr die Tätigkeit in Richtung Teilzeit oder gar Vollzeit tendiert, desto sinnloser ist Outsourcing. Denken Sie hier auch immer an die Gefahr der Scheinselbstständigkeit, der Sie sich als Auftraggeber aussetzen.

Haben Sie räumliche Kapazitäten für den externen Mitarbeiter? Das Büro platzt sowieso schon aus allen Nähten? Dann ist Outsourcing wahrscheinlich die bessere Lösung.

Wie stark wollen Sie sich an einen Mitarbeiter binden? Jede Person, die fest im Unternehmen eingestellt wird, verursacht nicht nur Kosten, sondern auch bürokratischen Aufwand. Dieser wird letztlich auf Ihrem Schreibtisch landen. Bedenken Sie außerdem, dass feste Mitarbeiter immer eine gewisse Bindung bedeuten. Im Fall von Outsourcing kann viel besser auf Krisen und „Saure-Gurken-Zeiten“ reagiert werden.

Grundsätzlich ist Outsourcing immer dann am sinnvollsten, wenn die Aufgaben, die ausgelagert werden sollen, nicht für eine Voll- oder Teilzeitstelle reichen. Auch in Zeiten, in denen ein Unternehmen maximal flexibel sein will oder muss (beispielsweise in der Gründungszeit oder bei schlechter Auftragslage), ist es durchaus sinnvoll, über externe Mitarbeiter nachzudenken, von denen man sich schneller trennen kann.

Wird ein Aufgabenbereich hingegen immer wichtiger und umfangreicher, wollen Sie den Freelancer langfristig ans Unternehmen binden und/oder erweist sich die Kommunikation als zu umständlich und umfangreich – dann ist Outsourcing wohl eher nicht die richtige Entscheidung.

Die richtige Kommunikation mit Freelancern

Wer mit Textern, Programmierern, Marketing Managern, Grafikern und anderen Freelance-Dienstleistern zusammenarbeitet, der wird nicht drum herum kommen, mit diesen im regelmäßigen Austausch zu stehen. Die optimale Kommunikation kostet möglichst wenig Zeit und liefert beiden Seiten klare Informationen und Anweisungen. Damit das gelingt, sollten Sie unbedingt die nachfolgenden Tipps beherzigen:

  • Einigen Sie sich auf ein Kommunikationsmedium (beispielsweise E-Mail, Trello oder Slack)
  • Vereinbaren Sie im Vorfeld einen allgemeinen Workflow, an den sich alle Beteiligten halten
  • Sammeln Sie wichtige Informationen an einem zentralen Ort, auf den jeder jederzeit zugreifen kann
  • Drücken Sie sich verständlich aus und vermeiden Sie langes Ausschweifen (short and simple!)

Nur wenn die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer funktioniert, kann die Zusammenarbeit von Erfolg gekrönt sein.


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