Personalarbeit: So geht erfolgreiche Gesprächsführung für HR-Manager

Mitarbeitergespräche sind nicht immer einfach, gehören jedoch zum Alltag für jeden HR-Manager. Wie also können Sie diese Gespräche erfolgreich und zielgerichtet führen?

Mitarbeitergespräche können aus den verschiedensten Gründen stattfinden. Manchmal ist es der Mitarbeiter selbst, welcher das Vieraugengespräch sucht. In den meisten Fällen handelt es sich aber um ein planmäßiges Feedbackgespräch bezüglich der Arbeit des Angestellten, seinen Leistungen sowie seinen sozialen Beziehungen am Arbeitsplatz – bei Konflikten beispielsweise. Weiterhin geht es darum, beidseitig wichtige Fragen zu klären und eine gemeinsame Perspektive für die Zukunft zu entwickeln. In der Theorie klingt das leider einfacher als es in der Praxis häufig ist. Sobald schwierigere Themen wie Fehlverhalten, Krankheiten, Konflikte, schlechte Leistungen, Unpünktlichkeit, mangelnde Motivation oder andere Kritikpunkte aufkommen, schlägt die Stimmung seitens des Mitarbeiters schnell um. Er geht in die Verweigerungshaltung oder mauert, reagiert trotzig, wütend oder traurig und neigt vielleicht zu impulsiven Kurzschlussreaktionen. Nicht alle Menschen sind kritikfähig und leider sind auch nicht alle HR-Manager dazu in der Lage, diese Kritik richtig, sprich konstruktiv, an den Mann zu bringen. Bevor also die mangelnde Kritikfähigkeit des Angestellten beklagt wird, sollten Sie sich erst einmal an die eigene Nase fassen und Ihre Gesprächsführung überdenken. Bei sämtlichen Mitarbeitergesprächen sollten Sie nämlich unabhängig von der Thematik und Stimmung stets einige Grundregeln beachten. Diese stellen zwar keine Erfolgsgarantie dar, erhöhen aber Ihre Chancen auf ein zielgerichtetes Gespräch auf sachlicher Ebene, das für beide Parteien gewinnbringende Ergebnisse offeriert.

Welche Folgen können schlecht geführte Mitarbeitergespräche haben?

Die Kunst erfolgreicher Gesprächsführung und damit auch erfolgreicher Mitarbeitergespräche ist essentiell für jeden Manager. Schlecht geführte Mitarbeitergespräche können nämlich demotivieren, zu Kündigungen führen, falsche Botschaften vermitteln, durch missverstandenes Feedback Fehlverhalten verursachen, und und und… Zudem kann das Vertrauensverhältnis zwischen Vorgesetztem und dem Mitarbeiter nachhaltig beschädigt werden – was schlimmstenfalls auch auf andere Kollegen ausstrahlt, deren Motivation mindert oder das Arbeitsklima vergiftet. Weiterhin werden die Chancen des Mitarbeitergesprächs verschenkt, sodass es bestenfalls überhaupt keine Konsequenzen gibt, jedoch eben auch keine Verbesserung in jeglicher Hinsicht.

Tipps für das erfolgreiche (Mitarbeiter-) Gespräch als HR-Manager

Wenn Sie also solch negative Folgen verhindern und stattdessen die Chancen einer Konversation nutzen möchten, sei es ein Mitarbeiter-, Feedback-, Problem-, Kündigungs- oder sonstiges Gespräch, sollten Sie auf folgende Grundregeln achten:

  • Sorgen Sie für eine Win-Win-Situation. Betrachten Sie das Gespräch also nicht als Möglichkeit, Ihre Meinungen, Kritikpunkte und Ziele vorzubringen, sondern als gegenseitigen Austausch. Räumen Sie Ihrem Gegenüber daher genauso viel Zeit und Raum im Gespräch ein wie Ihnen selbst. Stellen Sie Fragen und hören Sie zu. Ihr Gesprächspartner sollte sich keinesfalls überrumpelt oder schwach fühlen. Stattdessen können Sie durch Gegenseitigkeit sowie Fairness ein Vertrauensverhältnis aufbauen und stärken, welches zukünftig zahlreiche positive Effekte mitbringen wird.
  • Bereiten Sie das Gespräch sorgfältig vor. Dadurch bleiben Sie auf einer sachlichen Ebene und verhindern, dass Emotionen wie Wut die Überhand gewinnen. Legen Sie sich also zurecht, was Sie sagen möchten, was Sie loben werden und wo es Kritikpunkte gibt. Formulieren Sie diese Kritikpunkte bereits bestmöglich vorab, sodass Sie später im „Eifer des Gefechts“ nicht auf eine falsche Wortwahl zurückgreifen. Gehen Sie also gut vorbereitet, gelassen sowie professionell in jedes Mitarbeitergespräch und unterbrechen oder verschieben Sie dieses, wenn die Situation momentan nicht passt – weil Sie zum Beispiel unter Termindruck stehen – oder die Stimmung umzuschlagen und ein Streit zu eskalieren droht.
  • Bleiben Sie berechenbar. Ihre Mitarbeiter können nämlich nur Vertrauen zu Ihnen fassen, wenn diese Sie bestmöglich einschätzen und damit Ihre Reaktionen kalkulieren können. Seien Sie also nicht an einem Tag freundlich und am nächsten verschlossen, in einem Moment ruhig und im nächsten cholerisch oder in einer Minute voller Wertschätzung und in der nächsten beleidigend sowie herabwürdigend. Natürlich haben Sie bessere sowie schlechtere Tage und auch Stimmungsschwankungen sind menschlich. Dennoch erreichen Sie hier die Grenze der Authentizität: Im Berufsleben müssen Sie stets ein Mindestmaß an Professionalität sowie Berechenbarkeit wahren.
  • Sprechen Sie in „Ich-Botschaften“. Wenn Sie anstelle von „Du-Botschaften“ auf „Ich-Botschaften“ setzen, wird Kritik weniger als persönlicher Angriff aufgefasst und kann daher zielführend in den Raum gestellt werden. Sagen Sie also zum Beispiel nicht „Sie sind immer zu spät“, sondern „Ich habe den Eindruck gewonnen, dass Sie in letzter Zeit weniger pünktlich sind als früher. Sehen Sie das genauso? Woran könnte das liegen?“.
  • Hören Sie aktiv zu. Auf solche Fragen müssen Sie anschließend aber natürlich auch die Antwort abwarten. Überhaupt ist aktives Zuhören das A und O jeder gelungenen Konversation. Geben Sie Ihrem Gesprächspartner also Raum zum Sprechen. Stellen Sie Rückfragen. Lassen Sie das Gesagte auf sich wirken und geben Sie eine passende Antwort – anstatt schon über Ihre Gegenargumente nachzudenken, während der Mitarbeiter noch redet. Wiederholen Sie Teile des Gesagten und beziehen Sie sich darauf oder bitten Sie um tiefergehende Erläuterungen.

Durch diese Verhaltensweisen wird das Gespräch zu einer Konversation, die auf Gegenseitigkeit beruht. Der Mitarbeiter fühlt sich ernst genommen, verstanden sowie wertgeschätzt und ist dementsprechend auch eher dazu bereit, Kritik anzunehmen sowie umzusetzen.

Welche weiteren Tipps haben Sie für eine erfolgreiche Gesprächsführung?


Bildquelle: Monkey Business Images/Shutterstock