Schnittstellen bei der Prozessoptimierung

Nahezu jede Softwarelösung bietet heutzutage Schnittstellen zu anderen Systemen an, sei es die Warenwirtschafts-, die Fakturierungs- oder die Buchhaltungssoftware. Genutzt werden die vorhandenen Schnittstellen jedoch nur teilweise und an die Einwicklung einer individuellen Schnittstelle wird gar nicht erst gedacht.


Alle Prozesse und Daten in einem Unternehmen stehen im Zusammenhang mit anderen Prozessen und Daten sowie internen und externen Stellen. So sind die Informationen aus der Lohnabrechnung und Fakturierung für die Buchhaltung wichtig, die Daten der Buchhaltung bilden die Basis für das Reporting und der Steuerberater benötigt jedes Jahr Informationen für Jahresabschluss und Steuererklärungen. Wie tauschen Sie die Daten mit diesen Stellen aus? Voll automatisiert?

Nicht genutzte Schnittstellen – verschenktes Potenzial!

Leider kennen viele Anwender, Abteilungsleiter etc. nicht die technischen Möglichkeiten der in ihrem Unternehmen eingesetzten Software. Zudem scheuen Vorgesetzte oftmals vor der Veränderung des laufenden Prozesses zurück. So werden Daten vom einen System per Hand in ein anderes kopiert, Auswertungen gedruckt und dann in der benachbarten Abteilung wieder abgetippt und der Steuerberater erhält ein Berg voller Papier. Effizient ist diese Arbeitsweise jedoch nicht und Spaß macht es in der Regel auch eher weniger. Ganz abgesehen davon, wie hoch das Fehlerrisiko bei diesen vielen händischen Arbeitsschritten ist.

Die Lösung – Software-Schnittstellen

Es ist nicht nur die eingesparte Zeit, weshalb die Nutzung von Softwareschnittstellen so sinnvoll ist, auch das Fehlerrisiko verringert sich enorm, wenn die manuelle Datenerfassung wegfällt. Im Weiteren lassen sich bei automatisierter Verarbeitung die Daten einfacher plausibilisieren, um mögliche Fehler schon frühzeitig zu erkennen. Arbeitsschritte, welche durch Schnittstellen optimiert werden können, gibt es viele. Angefangen bei der Verbuchung Ihrer Ein- und Ausgangsrechnungen über die Lohnbuchungen bis hin zu einem Reporting, welches automatisch mit Daten gefüllt wird. Auch Prozesse, bei welchen man auf den ersten Blick denkt, dort kann eine Schnittstelle nicht eingesetzt werden, hinterfragen Sie dies. Es kann sich lohnen!

Keine Standardschnittstelle? Oh nein!

Nutzen Sie eine Software, die keine Schnittstelle zu anderen Systeme bietet und haben somit keine Optimierungspotenzial? Diesen Gedanken sollten Sie schnell beiseite legen. Selbst wenn es ihr System standardmäßig nicht vorsieht, Daten per Knopfdruck zu übertragen. Schnittstellen können auch individuell entwickelt werden und das oftmals mit weitaus weniger Aufwand als wahrscheinlich gedacht. Eine einfache Exportfunktion macht es in der Regel schon möglich. Ist einmal das Zielformat definiert, kann die Datenkonvertierung programmiert werden und in manchen Fällen sogar vollautomatisch im Zielsystem eingespielt werden.

Fazit

Seien Sie offen für die Veränderung und informieren Sie sich, welche Möglichkeiten die von Ihnen genutzte Software bietet. Denken Sie bei der Optimierung aber nicht nur an das zunächst Offensichtliche, z.B. wie die automatische Verbuchung Ihrer Ausgangsrechnungen oder Lohnbuchungen. Auch die Auswertung von Daten für das Reporting oder externer Empfänger kann optimiert werden.


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