Prozessoptimierung im Rechnungswesen

Die Optimierung von Prozessen ist eine wesentliche Säule für den Erfolg von Unternehmen. Oftmals wird dies jedoch gerade im Rechnungswesen unterschätzt und somit vernachlässigt.


Viele Unternehmer und Manager sind sich darüber bewusst, wie wichtig es ist, effizient zu arbeiten und die Prozessabläufe im Unternehmen optimal und aufeinander abgestimmt zu gestalten. Zu kurz kommt dabei jedoch meist der Finanzbereich, obwohl auch dort immenses Optimierungspotenzial steckt.

Möglichkeiten der Optimierung

Die Möglichkeiten zur Prozessoptimierung im Rechnungswesen sind – auch wenn dies etwas überspitzt klingt – doch fast unendlich. Denn es ist dabei nicht nur an den Ablauf von Tätigkeiten in ihrer Abfolge nacheinander zu denken, sondern auch an die effizientere Gestaltung der einzelnen Arbeitsschritte selbst. Durch folgende Maßnahmen können Sie eine zeitliche Einsparung von bis zu 90 Prozent herbeiführen:

  • Nutzung von Schnittstellen und Vermeidung manueller Datenerfassung
  • Datenaustausch mit Externen über entsprechende Systemlösungen
  • Automatisiertes Auswerten von Daten
  • Automatisiertes Konvertieren von Daten
  • Einheitliches und klar definiertes Reporting

Die genannten Punkte sind natürlich keine abschließende Aufzählung, sondern dienen lediglich dazu, ein Gefühl dafür zu geben, wo die Potenziale liegen. Je nach Unternehmen und dessen organisatorischer Struktur sind darüber hinaus weitere Möglichkeiten denkbar.

Prozessoptimierung — ein Risiko?

Sofern man einem Unternehmer oder Manager zur Optimierung – und demnach zur Veränderung – der aktuellen Prozesse rät, bestehen auf dessen Seite natürlich Bedenken. Klar, eine Veränderung birgt immer ein gewisses Risiko. Dennoch sollten nicht nur diese betrachtet werden, sondern auch die Risiken, welche bereits in den aktuellen Arbeitsabläufen liegen:

  • Fehlerhafte oder unvollständige Erfassung von Daten
  • Zeitverzögerte Übermittlung von Daten
  • Berechnungsfehler, Tippfehler etc. bei der manuellen Auswertung
  • Übersehen von Vorgaben zur Konvertierung
  • Kein professionelles Erscheinungsbild bei wechselndem oder nicht einheitlichem Reporting

Auch diese Aufzählung ist selbstverständlich nicht abschließend und dient lediglich einem exemplarischen Überblick über bereits bestehende Risiken.

Prozessoptiminierung — eine Chance?

Kennt man also die aktuell vorherrschenden Risiken, fällt es sicher leichter, sich auf eine Veränderung einzulassen. So ist es möglich, im Wege der effizienteren Gestaltung von Prozessen auch das Fehlerrisiko in vielerlei Hinsicht zu minimieren. Wenn man sich auf die Veränderung einlässt und diese umsetzt, werden folglich auch Details der Arbeitsabläufe betrachtet und nach entsprechenden Lösungen gesucht. Diese Erkenntnisse werden in den neuen automatisierten Ablauf aufgenommen und erhöhen dadurch die Qualität des Ergebnisses.

Fazit

Die Prozessoptimierung im Rechnungswesen ist notwendiger Teil von wichtigen Unternehmensentscheidungen. Es lassen sich dadurch immense zeitliche Einsparungen erreichen und zugleich die Fehlerrisiken minimieren. Unternehmen und Manager sollte sich daher nicht zu sehr von den Risiken abschrecken lassen, sondern in der Veränderung die Chance sehen.


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