So gehen Sie richtig mit Deadlines und Termindruck um

Die einen lieben sie, die anderen hassen sie. Auf jeden Fall aber gehören Deadlines zum Arbeitsalltag dazu. Lesen Sie hier, wie Sie lernen, mit Termindruck umzugehen.


Wenn der Abgabetermin unaufhaltsam näher rückt und einem die Zeit wie Sand durch die Hände rinnt, reagieren viele mit Panik. Was, wenn das Projekt nicht rechtzeitig abgeschlossen wird? Der Chef merkt, dass noch nicht alle Freigaben eingeholt wurden? Oder das Endergebnis nicht perfekt ist? Deadlines und Termindruck begegnen uns regelmäßig im beruflichen Alltag – und das ist auch gut so. Denn obwohl sie meist nur mäßig beliebt sind, können sie uns doch zu Bestleistungen motivieren.

Wenn es keine Deadlines gäbe…

Ich habe so lange ein Motivationsproblem bis ich ein Zeitproblem habe.“

Dieses Phänomen kennen viele. Ein neues Projekt wird besprochen und nach dem Meeting steht vor allem eines fest: Bis zur finalen Abgabe geht noch viel Wasser den/die [hier Fluss Ihrer Wahl einsetzen] runter. Die Aufgaben werden ganz unten auf die to do-Liste gesetzt und erst einmal mehr oder weniger vergessen – bis der Tag der Deadline auf einmal bedrohlich nahe ist. Wer das Parkinson‘sche Gesetz kennt, weiß jedoch, dass das überhaupt nicht schlimm ist.

Was besagt das Parkinson‘sche Gesetz?

Für alle, die das Parkinson‘sche Gesetz noch nicht kennen, soll es an dieser Stelle erst einmal wiedergegeben werden:

Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

Doch was bedeutet das im Klartext? Angenommen, Ihr Chef beauftragt Sie, eine Liste aller Lieferanten für Ware X im Umkreis von Y Kilometern zu erstellen. In Szenario A gibt er Ihnen dafür zwei Tage Zeit. In Szenario B haben Sie lediglich zwei Stunden, um dem Vorgesetzten ein Ergebnis auf den Tisch zu legen. Nun raten Sie einmal, in welchem Szenario Sie effizienter arbeiten.

Ganz klar: In Szenario B. Denn laut dem Parkinson‘schen Gesetz können Sie eine Aufgabe auch in viel kürzerer Zeit erledigen – weil sich die Arbeit stets „ausdehnt“ und an den zur Verfügung stehenden Zeitrahmen anpasst. Im Umkehrschluss bedeutet das: Je weiter in der Zukunft die Deadline liegt, desto mehr Zeit verschwenden Sie mit Nichtstun. Diese Erkenntnis belegt ganz hervorragend, wie wichtig Deadlines und Termindruck für eine effiziente Arbeitsweise sind.

Praxis-Tipp: Aufbauend auf dem Parkinson‘schen Gesetz sollten Deadlines immer so nah wie möglich gesetzt werden. Natürlich müssen Sie hierbei immer realistisch bleiben und dürfen nichts Übermenschliches von sich erwarten. Wenn Sie allerdings ein wenig experimentieren und sich verschiedene Deadlines für ähnliche Aufgaben setzen, werden Sie schnell feststellen, dass Sie häufig viel weniger Zeit als vermutet benötigen.

Der richtige Umgang mit Deadlines und Termindruck

Halten wir also noch einmal fest: (Heranrückende) Deadlines allein sorgen schon dafür, dass wir viel produktiver und effizienter arbeiten. Je kleiner der zeitliche Rahmen, desto weniger Zeit nimmt eine Aufgabe auch tatsächlich in Anspruch – so die Annahme vom Parkinson‘schen Gesetz, die Sie gern selbst überprüfen können. Doch was hilft eigentlich wirklich in der Praxis, wenn der Abgabetermin immer näher rückt und das Projekt noch nicht abgeschlossen wurde?

Tipp #1: Eliminieren Sie alle Ablenkungsfallen

Legen Sie Ihr Smartphone beiseite, schließen Sie Facebook und andere Webseiten, schalten Sie die Popup-Benachrichtigung von Ihrem Email-Programm aus. Jede Ablenkungsfalle torpediert die Einhaltung einer Deadline und muss deswegen außer Gefecht gesetzt werden.

Lese-Tipp: Pssst, bitte nicht stören! Mithilfe der stillen Stunde endlich wieder mehr schaffen.

Tipp #2: Setzen Sie Prioritäten

Anstatt von allem ein bisschen zu machen, sollten Sie sich am Anfang des Tages klare Ziele setzen und diese unbedingt auch priorisieren. Dabei gilt: Je näher die Deadline für eine bestimmte Aufgabe ist, desto höher ist ihre Priorität und desto mehr Aufmerksamkeit hat sie verdient.

Tipp #3: Begeben Sie sich in einen Tunnel

Arbeiten Sie mit voller Konzentration. Vermeiden Sie Unterbrechungen (beispielsweise Telefonate und quatschende Kollegen) so gut es geht. Alles, was jetzt zählt, ist die Aufgabe, die erledigt werden muss. Falls es Ihnen hilft, können Sie auch Musik hören, die die Konzentration unter Umständen steigert. Viele können allerdings dann am besten „im Tunnel“ arbeiten, wenn weitestgehende Stille herrscht.

Tipp #4: Führen Sie sich eine Belohnung vor Augen

Oftmals ist das Gefühl, eine Deadline eingehalten zu haben, schon Belohnung (und Bestätigung) genug. Falls Ihnen das jedoch nicht reicht, können Sie sich die fokussierte Arbeit auch mit einem weiteren Goodie schmackhaft machen. Denkbar ist beispielsweise ein leckeres Essen oder eine entspannende Massage am Ende des Tages.

Tipp #5: Setzen Sie sich eigene Deadlines

Wenn der Chef das abgeschlossene Projekt am Tag XY haben will, sollte Ihre persönliche Deadline immer XY minus 3 Tage sein. Das ist ganz im Sinne des Parkinson‘schen Gesetz und verschafft Ihnen einen zusätzlichen Puffer für eventuell eintretende Komplikationen.

Tipp #6: Verabschieden Sie sich vom Perfektionismus

… oder, um es mit den Worten von Mark Zuckerberg zu sagen: „Done is better than perfect.“


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