So mahnen Sie richtig – Forderungsmanagement in kleinen Unternehmen

Eine schlechte Zahlungsmoral kann insbesondere kleine Unternehmen in Bedrängnis führen. Durch ein gutes Forderungsmanagement, bestehend aus vorbeugenden Maßnahmen und einem konsequenten Mahnwesen, lassen sich Zahlungsausfälle reduzieren.


Kleine Unternehmen können bei Zahlungsausfällen schnell in eine finanzielle Schieflage geraten. Eine schlechte Zahlungsmoral der Kunden kann sogar zu einer Insolvenz führen. Umso wichtiger ist es, konsequent zu mahnen. Auf der anderen Seite möchten Unternehmen durch das Mahnwesen ihre Kunden nicht verlieren. Durch ein optimiertes Mahnwesen lassen sich beide Aspekte berücksichtigen. Dabei kommt es insbesondere darauf an, Zahlungsausfällen bereits im Vorhinein vorzubeugen und konsequent zu bleiben.

Vorbeugende Maßnahmen

Es gibt viele Gründe, warum Kunden ihre Rechnungen nicht oder nur verspätet bezahlen. Manches Mal sind eigene finanzielle Schwierigkeiten dafür verantwortlich, in den meisten Fällen wird jedoch eine schlechte Zahlungsmoral vorliegen. Diese Zahlungsmoral lässt sich durch Beachtung einiger Regeln verbessern:

  • Eindeutige Zahlungsbedingungen formulieren
    Bereits auf der Rechnung sollten die Zahlungsbedingungen exakt und klar angegeben werden. Der Kunde sollte auf einen Blick erkennen können, was und wie er bezahlen muss.
  • Exaktes Fälligkeitsdatum benennen
    Durch die Angabe eines exakten Fälligkeitsdatums gerät der Kunde ab diesem Zeitpunkt automatisch in Verzug. Das erleichtert das weitere Vorgehen. Theoretisch ist es ab diesem Zeitpunkt möglich, gerichtliche Schritte einleiten. Fehlt ein exaktes Datum, dann muss der Kunde zunächst noch in Verzug gesetzt werden, wodurch wertvolle Zeit verstreichen kann.
  • Bonitätsprüfungen bei Neukunden
    Zahlungsausfälle aufgrund schlechter Bonität lassen sich durch standardisierte Bonitätsprüfungen vermeiden.
  • Zahlungsmethoden
    Das Angebot der Zahlungsmethoden kann sich ebenso auf die Höhe der Außenstände eines Unternehmens auswirken. Durch Zahlungen per Vorkasse lassen sich beispielsweise Zahlungsausfälle verringern.
  • Buchhaltungssoftware mit integriertem Mahnwesen
    Auch für kleine Unternehmen kann sich die Investition in eine Buchhaltungssoftware lohnen. Durch eine Software mit integriertem Mahnwesen lassen sich Zahlungsausfälle sofort aufdecken. Gegebenenfalls lässt sich das Mahnwesen durch eine entsprechende Software sogar automatisieren.

Maßnahmeplan bei Zahlungsausfällen festlegen

Sobald ein Kunde seine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt, sollten direkt entsprechende Schritte eingeleitet werden. Dazu zählt es in erster Linie, Mahnungen mit erneuter Setzung einer klaren Zahlungsfrist zu versenden. Zwar sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, bei Zahlungsverzug Mahnungen zu versenden, jedoch hat sich dies etabliert. Zudem dient es dazu, Kunden zu halten. Ein zu schnelles gerichtliches Vorgehen oder eine übereilte Abgabe des Vorgangs an ein Inkasso-Unternehmen oder einen Rechtsanwalt kann zudem dem Image eines Unternehmens schaden. Folgender beispielhafter Ablauf ist nach Überschreitung der Zahlungsfrist möglich:

1. Gespräch mit dem Kunden: direkt nach Fälligkeit
Sobald die Rechnung fällig ist, kann ein kurzer Anruf beim Kunden in manchen Fällen schon dazu beitragen, dass die Rechnung bezahlt wird. Denn manche Kunden haben das Bezahlen der Rechnung schlichtweg vergessen und können so freundlich darauf hingewiesen werden.

2. Zahlungserinnerung: 10 Tage nach Fälligkeit
Mit einer Zahlungserinnerung wird der Kunde höflich auf den ausstehenden Posten hingewiesen. Das Schreiben sollte alle notwendigen Informationen sowie eine weitere Frist enthalten.

3. Erste Mahnung: 20 Tage nach Fälligkeit
Rechtlich gesehen handelt es sich bei einer Zahlungserinnerung bereits um eine Mahnung, aber dennoch versenden viele Unternehmen nach einer Zahlungserinnerung die erste Mahnung. Ein freundlicher aber bestimmter Tonfall ist angebracht.

4. Zweite Mahnung: 30 Tage nach Fälligkeit
Die zweite Mahnung wird häufig dazu genutzt, der Forderung Nachdruck zu verleihen. Dies ist zum Beispiel möglich, indem Konsequenzen angedroht werden, wie das Erteilen einer Liefersperre. Ab dieser Mahnung berechnen viele Unternehmen Mahngebühren.

5. Dritte Mahnung: 40-50 Tage nach Fälligkeit
Die dritte Mahnung ist als letzte Aufforderung durch das Unternehmen zu verstehen. Die Formulierung sollte entsprechend ausfallen. Sollen bei Nichtbezahlung weitere Schritte, zum Beispiel die Übergabe an ein Inkasso-Unternehmen oder an einen Rechtsanwalt, eingeleitet werden, sollte der Schuldner mit der Mahnung darauf hingewiesen werden.

6. Externes oder gerichtliches Mahnverfahren einleiten: 60 Tage nach Fälligkeit
Ist die Zahlung immer noch nicht eingegangen, ist davon auszugehen, dass der Schuldner auf diesem Weg nicht bezahlen wird. Unternehmen haben in diesem Fall die Wahl, ob sie gerichtliche Schritte, wie den Klageweg bestreiten, das vereinfachte gerichtliche Mahnverfahren in Anspruch nehmen, ein Inkasso-Unternehmen beauftragen oder den Fall an eine Rechtsanwaltskanzlei übertragen.


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