Tipps und Tricks fürs Telefon-Meeting

Mit Telefon-Meetings lassen sich viel Zeit und Kosten einsparen. Wer sich an einige Regeln hält, kann zum Erfolg der telefonischen Besprechung beitragen.


Nicht nur in großen Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten sind Telefon-Meetings beliebt. Selbst viele der mittelständischen Unternehmen nutzen sie regelmäßig, damit sich Mitarbeiter austauschen können, denn Telefon-Meetings sind mit einigen Vorteilen verbunden. Sie sind zeit- sowie kostensparend und Missverständnisse entstehen durch die direkte Kommunikation untereinander deutlich weniger. Doch nicht jede Telefonbesprechung ist auch tatsächlich erfolgreich. Die positiven Eigenschaften eines Telefon-Meetings können besonders gut zum Tragen kommen, wenn es gut vorbereitet wird und sich alle Teilnehmer an einige Regeln halten.

Vorbereitung als wichtige Grundlage für ein erfolgreiches Telefon-Meeting

Zum Erfolg eines Telefon-Meetings kann maßgeblich eine gute Vorbereitung beitragen. Denn nur, wenn jeder Teilnehmer in der Lage ist, teilzunehmen und weiß, worum es eigentlich geht, ist ein produktiver Austausch möglich. Deshalb hier einige Tipps, wie eine gute Vorbereitung gelingt:

  • Teilnehmer festlegen
    Es sollten nur jene Mitarbeiter teilnehmen, für welche die Besprechung tatsächlich relevant ist. Das kann zur Zufriedenheit der Teilnehmer beitragen und die Effizienz steigern.
  • Termin abstimmen
    Der Termin zum Telefon-Meeting sollte möglichst frühzeitig festgelegt werden. Dabei sind eventuelle Zeiten mit hoher Arbeitsmehrbelastung einzuplanen. Handelt es sich um eine internationale Konferenz, dann sind etwaige Zeitverschiebungen zu berücksichtigen. In diesem Fall kommt es ebenso darauf an, die Sprache festzulegen.
  • Zeitrahmen festlegen
    Genauso wichtig wie der Termin ist der Zeitrahmen, denn endlose Telefonkonferenzen sind wenig hilfreich.
  • Agenda anlegen und versenden
    Anhand der Agenda können sich alle Teilnehmer gut auf die zu besprechenden Themen und den Ablauf vorbereiten.
  • Moderator bestimmen
    Ein Moderator ist eine neutrale Person, die sich nicht fachlich am Gespräch beteiligt. Sie steuert den Ablauf und trägt dazu bei, dass einzelne Beiträge gesteuert werden und der Zeitplan eingehalten wird. Auch die Vorstellung der Teilnehmer und die Formulierung von Zwischenergebnissen zählt unter anderem zu den Aufgaben eines Moderatoren.

Grundlegende Regeln für das Telefon-Meeting

Neben einer guten Vorbereitung kommt es bei einem effizienten Telefon-Meeting darauf an, dass sich alle Teilnehmer an Regeln halten. Zu diesen zählt es in erster Linie, pünktlich zu sein und respektvoll miteinander umzugehen. Unterbrechungen durch einzelne Teilnehmer tragen nicht zur Effizienz bei, dies sollte stets dem Moderator überlassen werden. Hält sich jeder Teilnehmer an die Vorgaben des Moderators, dann erhält jede Person ausreichend Zeit, sich einzubringen.

Nicht zuletzt ist es wichtig, dass jeder Einzelne gute Voraussetzungen schafft, damit seine Ausführungen verstanden werden. Eine deutliche und langsame Aussprache sowie das Vermeiden von Hintergrundgeräuschen sind wichtig. Zudem kann es hilfreich sein, vor jeder Äußerung kurz den eigenen Namen zu nennen, damit die anderen Zuhörer direkt wissen, wer spricht.


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