Was ist in der Kollegen-WhatsApp-Gruppe erlaubt… und was nicht?

WhatsApp spielt eine zentrale Rolle, wenn es um die moderne Kommunikation geht. Auch immer mehr Kollegen nutzen die Messenger-App, um sich auszutauschen und abseits des Arbeitsplatzes in Kontakt zu treten.


„Oh nein, nicht schon wieder eine WhatsApp-Gruppe!“ Nachdem die Freude über das kollektive Chatten via WhatsApp anfangs grenzenlos war, werden die (neugegründeten) Gruppen inzwischen eher als nervige Last betrachtet. Gleich wieder austreten? Nicht immer eine Option – beispielsweise dann, wenn es sich um eine Kollegen-Gruppe handelt, in der (schlimmstenfalls) auch noch der Chef Mitglied ist. Wie verhält man sich in solch einer Lage richtig? Welche Fettnäpfchen gibt es? Und wie weichen Sie diesen erfolgreich aus?

Die Funktion der Gruppe definieren

Ehe das muntere Plaudern in der Büro-WhatsApp-Gruppe beginnt, sollten gleich zu Beginn ein paar Regeln oder Rahmenbedingungen aufgestellt werden. Die wichtigste Frage hierbei ist: Was ist der Sinn dieser Gruppenunterhaltung? Soll sie wirklich ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden oder ist sie als Werkzeug der Gruppendynamik zu verstehen?

Tipp: Je genauer die Funktion der Gruppe definiert wurde, desto besser. Auf diese Weise erhält jedes Mitglied einen klaren Anhaltspunkt, der die Gesprächsthemen im WhatsApp-Chat vorgibt.

Wurde der Sinn der WhatsApp-Gruppe einmal bestimmt, tut jeder Gesprächsteilnehmer gut daran, sich auch daran zu halten. Sie machen sich ganz sicher nicht beliebter, indem Sie plötzlich anfangen, von der privaten Familienfeier am Wochenende zu berichten oder Ihre Kollegen mit „witzigen“ Videos und Bildern „zuzuspammen“.

Vorsicht vor Dateien

Womit wir bei einem sehr wichtigen Thema wären: Dateien, die via WhatsApp versendet werden. Die Gruppen sind unter anderem so beliebt, weil Sie hierüber Videos und Bilder gleichzeitig an mehrere Personen senden können. Doch Vorsicht, nicht alles, was Sie unterhaltsam finden, kommt auch bei den Kollegen gut an.

Im Falle von Büro-Chats sollte man sich eher in Zurückhaltung üben, wenn es um das Versenden von Dateien geht. Auch wenn die Gruppe der lockeren Unterhaltung zwischen Kollegen dient, können bestimmte Bilder und Videos falsch aufgefasst werden und für peinliche Augenblicke im Büro sorgen.

Erreichbarkeit über WhatsApp

Wenn die WhatsApp-Gruppe tatsächlich ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird, ist es keine Seltenheit, dass auch der Chef vertreten ist. Dieser hat durch den Chat einen direkten Draht zu seinen Angestellten und kann Aufgaben schnell und einfach vergeben. Auch kleine und größere Fragen können auf diese Weise unkompliziert gestellt und beantwortet werden. Doch was ist, wenn sich der Chef nach Feierabend mit einer Unklarheit zu Wort meldet? Mittlerweile kann man nämlich ganz genau nachverfolgen, welches Gruppenmitglied eine Nachricht wann gelesen hat.

Inwieweit Mitarbeiter über WhatsApp erreichbar sind, sollte immer im Vorfeld vereinbart werden. Angestellte können durchaus ihr Veto einreichen, wenn der Vorgesetzte plant, auch nach Feierabend noch Informationen einzuholen oder Aufgaben zu verteilen. Indem alle von Anfang an klare Regeln aufstellen und sich auch an diese halten, gibt es weniger (oder sogar gar kein) Konfliktpotential.

Der Ton macht die Musik

Digitale Kommunikation unterscheidet sich signifikant von analoger. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie in einer beruflichen WhatsApp-Gruppe sofort in einen Slang verfallen sollen. Wenn Sie sich mit Kollegen und vielleicht auch Ihrem Chef in einem entsprechenden Chat organisieren, sollte jeder Teilnehmer stets auf einen gepflegten Umgang achten. Dieser äußert sich im schriftlichen Austausch insbesondere in der Wahl der Worte. Der Umgangston in der WhatsApp-Gruppe sollte immer dem im Büro entsprechen.

Achtung, Mobbing!

Wer soll alles in der neuen Büro-Gruppe sein? Und wer nicht? Wenn ein WhatsApp-Chat unter Kollegen gegründet wird, kommt es häufig vor, dass hierzu nicht kategorisch alle Mitarbeiter eingeladen werden, sondern eine Auswahl getroffen wird. Das ist natürlich durchaus legitim, sollte jedoch immer auch mit Vorsicht genossen werden. Sobald es zu einer Abspaltung einzelner Mitglieder kommt, entsteht Mobbing-Potential. Was meist als harmlose Lästerei beginnt, kann schnell zu einem ausgewachsenen Problem werden. Um zu verhindern, dass einzelne Kollegen in Ihrem Unternehmen zur Zielscheibe werden, sollten Sie jegliche Form von Mobbing in WhatsApp-Gruppen sofort im Keim ersticken.

Checkliste: Do’s & Don’ts in der beruflichen WhatsApp-Gruppe

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Eine berufliche WhatsApp-Gruppe kann durchaus als kommunikative Bereicherung verstanden werden. Sie sollte jedoch nie zur Last werden oder Konflikte anheizen.


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