Die Zukunft der IT in der öffentlichen Verwaltung

Die Rolle der IT in der öffentlichen Verwaltung ist im Umbruch. Entwicklung und Betrieb von IT-Verfahren werden zunehmend gebündelt, standardisiert und automatisiert, um die Wirtschaftlichkeit und Serviceorientierung zu verbessern. Doch welche Rolle genau kommt der IT durch die stetig wachsende Digitalisierung von Verwaltungsabläufen zukünftig in der öffentlichen Verwaltung zu?


Msg, als IT-Berater seit Jahren für die öffentliche Verwaltung tätig, führte gemeinsam mit PAC (Pierre Audoin Consultants) im Frühjahr 2015 erstmals eine Studie in der öffentlichen Verwaltung durch, bei der sowohl Experten aus den Dienstleistungszentren (IT-DLZ) und Fachbehörden sowie politische Entscheidungsträger aus Ministerien befragt wurden. Ein wichtiges Ergebnis der Studie ist, dass die Zentralisierung von IT allgemein positiv gesehen wird, obwohl sie große Veränderungen mit sich bringt.

Seit Jahren befindet sich die öffentliche Verwaltung in einem wachsenden Spannungsfeld zwischen knapper werdenden Ressourcen aufgrund sinkender Budgets, demografischem Wandel und steigenden Anforderungen an Qualität und Verfügbarkeit der Verwaltungsleistungen. In dieser Situation kommt der IT der öffentlichen Verwaltung eine besondere Rolle zu: Denn da die Anforderungen an Prozesseffizienz, Verfügbarkeit, Kundenservice und IT-Sicherheit rasant zunehmen, bietet die Digitalisierung von Verwaltungsabläufen ein immenses Potenzial. Eine Möglichkeit zur Lösung dieser Herausforderungen ist die Konsolidierung der IT-Strukturen in IT-Dienstleistungszentren der öffentlichen Verwaltung.

Im Kern wird die Zentralisierung der IT aus mehreren Gründen von den Befragten positiv bewertet:

  • Ein moderner IT-Betrieb erfordert spezielles Know-how, das in den einzelnen Behörden nicht mehr in der vollen Breite vorgehalten werden kann. Spezialisierte IT-Dienstleister der öffentlichen Verwaltung können technische Strukturen besser auslasten, als dies bei den bisherigen dezentralen IT-Strukturen möglich ist.
  • Die IT-DLZ sind durch das breite Aufgabenspektrum, das sie abdecken, attraktive Arbeitgeber für qualifiziertes IT-Fachpersonal. Sie können nicht nur vielfältige IT-Aufgaben bieten, sondern eröffnen den Mitarbeitenden zudem mehr Möglichkeiten für eine Fachkarriere als dies in kleinen dezentralen IT-Organisationen möglich ist. Dies wirkt sich wiederum positiv auf die Zukunftsfähigkeit der IT-DLZ aus. Die IT-Referate in den einzelnen Behörden bleiben auch künftig bestehen, sie verlagern ihren Fokus jedoch von operativen Aufgaben in Richtung konzeptionelle Tätigkeiten.
  • Sicherheit kann in den zentralen IT-DLZ leichter gewährleistet werden als von einzelnen, kleinen IT-Einheiten, da sie die entsprechenden Spezialisten beschäftigen können. Dennoch gibt es trotz der überwiegenden Zufriedenheit der Behörden mit der durch die IT-DLZ verbesserten IT-Sicherheit auch Bedenken bezüglich der Verlagerung weiterer IT-Aufgaben. Die Behörden hinterfragen gerade neue Technologien wie beispielsweise die Nutzung einer Public Cloud sehr kritisch. Um Vorbehalte abzubauen und das Vertrauen der Kunden zu gewinnen, wird es für die IT-DLZ immer wichtiger werden, das eigene Sicherheitsniveau nach anerkannten und objektiven Maßstäben nachzuweisen. Das IT-Grundschutz-Zertifikat des BSI wird hierbei eine größere Bedeutung bekommen.

„Zwar sind die Behörden mit den bisherigen Leistungen der IT-DLZ überwiegend zufrieden“, so Jürgen Fritsche, Leiter Geschäftsbereich Public Sector bei msg. „Dennoch haben auch die IT-DLZ noch einige Herausforderungen vor sich: So sind sie teilweise selber noch zu stark an klassischen Behördenstrukturen ausgerichtet. Als IT-Dienstleister müssen sie ihre Organisation jedoch an vergleichbaren Dienstleistern aus der Wirtschaft orientieren. Das beginnt beim Marketing und endet bei der Verrechnung von Leistungen“, so Fritsche  weiter.


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