Recruiting – Maßnahmen, Definition, aktuelle Trends 2021+

Was ist Recruiting? Die Recruiting-Definition

Das Wort Recruiting kommt aus dem Englischen und kann als Personalbeschaffung übersetzt werden. Die Aufgabe von Recruitern ist es geeignete und qualifizierte Mitarbeiter für Unternehmen zu gewinnen. Recruiting kann intern und extern geschehen. Das bedeutet neue Mitarbeiter können durch Recruiting Maßnahmen von extern eingestellt werden, aber auch intern durch einen Stellenwechsel eine neue Position besetzen.

Außerdem können die Recruiting-Aufgaben von internen und externen Mitarbeitern ausgeführt werden. Bei internen Recruitern handelt es sich um Mitarbeiter aus der unternehmenseigenen Personalabteilung. Je nach Unternehmensgröße handelt es sich dabei um einige wenige Mitarbeiter oder ein ganzes Recruiting Team. Manche Firmen lagern die Recruiting-Aufgaben komplett an Personalberater oder externe Firmen aus oder holen sich bei Arbeitsspitzen oder besonderen Positionen externe Unterstützung hinzu. Gerade bei verdeckten Personalsuchen, wenn es sich um hochrangige Führungspositionen handelt, kommen oft externe Recruitingspezialisten zum Einsatz.

Die Aufgaben in der Gewinnung von Mitarbeitern: Vielfältig und abwechslungsreich

Die Aufgaben im Recruiting sind vielfältig und umfassen einen ganzen Strauß von Maßnahmen: Von der Erstellung von Stellenanzeigen über digitale Marketingmaßnahmen bis zum Führen von Gehaltsverhandlungen. Dazu sind verschiedene Kompetenzen, wie gute Kommunikationsfähigkeit, eine gute Menschenkenntnis, Verhandlungsgeschick, aber auch Organisationstalent oder administratives Geschick nötig.

Die Maßnahmen im Recruiting im Detail: Der Recruiting-Prozess

Der Recruiting-Prozess, um neue Mitarbeiter zu finden, gliedert sich in verschiedene Phasen und dauert oft viele Wochen bis Monate. Grundlegend sieht der Prozess folgendermaßen aus:

Schritt 1: Das Formulieren der Stellenanzeige.

Der Recruiter erstellt gemeinsam mit der Fachabteilung oder aus deren Input eine Stellenanzeige. Die Stellenanzeige enthält Informationen zur Stelle und zum Tätigkeitsbereich sowie die Mindestanforderung an Ausbildung und Qualifikation des Bewerbers. Zudem werden das Unternehmen und die gebotenen Benefits und Leistungen vorgestellt.

Schritt 2: Die Veröffentlichung der Stellenanzeige

Wo die Stellenanzeige veröffentlicht wird, hat einen großen Einfluss darauf, wie viele potenzielle Bewerber, sich auf eine Stelle bewerben und wie schnell ein neuer Mitarbeiter gefunden wird. Gängige Kanäle für die Veröffentlichung sind:

• Das Karriereportal auf der Unternehmenswebseite
• Das Intranet des Unternehmens
• Die Veröffentlichung über die Social-Media-Kanäle des Unternehmens, wie Xing oder LinkedIn, aber auch Facebook oder Twitter
• Online-Jobbörsen
• Das Schalten von personalisierten Anzeigen (z.B. auf Google oder Social Media)
• Anzeigen in Printmedien
• u.v.m

Schritt 3: Die Sichtung der Bewerbungsunterlagen

Die eingehenden Bewerbungsunterlagen werden vom Recruiter gesichtet und eine Vorauswahl getroffen. Je nach Größe und Ausrichtung des Unternehmens erfolgt dies manuell oder mit speziellen Recruiting Tools, die die Unterlagen der Bewerber nach speziellen Kriterien oder Schlagworten filtern. Die Vorauswahl der Bewerber wird anschließend an die Fachabteilung weitergeleitet.

Schritt 4: Interviews

Ist die Vorauswahl getroffen, werden die interessantesten Bewerber zu Interviews eingeladen. Viele Firmen starten mit einem telefonischen Interview oder einem Videointerview und laden die Bewerber im nächsten Schritt zu einem persönlichen Gespräch ein.

Schritt 5: Die Evaluation der Bewerber

Wurden mit allen relevanten Bewerbern Interviews geführt, ist es Aufgabe des Recruiters gemeinsam mit der Fachabteilung die finale Auswahl der Bewerber zu treffen.

Schritt 6 : Die Vertragsunterzeichnung

Der letzte Schritt im Recruitingprozess ist die Vertragsverhandlung und die Unterzeichnung. In manchen Unternehmen ist dies nicht mehr Aufgabe des Recruiters, sondern wird von anderen Kollegen der HR-Abteilung übernommen.

Was macht einen guten Prozess aus?

Für Bewerber ist der Recruiter oft die erste Person eines Unternehmens, mit der er Kontakt hat. Ein positiver erster Eindruck ist daher wichtig und kann entscheidend für den weiteren Verlauf des Prozesses sein. Recruiting muss sich immer durch Professionalität auszeichnen. Außerdem ist die Geschwindigkeit des Prozesses ein großer Faktor, denn qualifizierte Bewerber können sich Stellen heute aussuchen.

Es gehört zum Standard den Eingang einer Bewerbung zu bestätigen und gegebenenfalls auf eine Wartezeit hinzuweisen. Auch zeitnahe Absagen zeugen von Professionalität, um Bewerber nicht im Ungewissen zu lassen. Weiters ist ein guter Recruiting-Prozess – gerade in größeren Unternehmen – heute datengetrieben und automatisiert und erfolgt nach festgelegten Kriterien, um eine professionelle Personalauswahl zu gewährleisten. Das bedeutet nicht, dass der Faktor Mensch keine Rolle spielt, denn in einem Bewerbungsprozess wird es immer um Sympathie gehen. Doch die Einstellung von neuen Mitarbeitern sollte nie auf reiner Intuition basieren, sondern immer auch auf objektiven und messbaren Kriterien.

Studien haben inzwischen gezeigt, dass Unternehmen, die im Recruitingprozess strukturierte Interviews einsetzen, erfolgreicher bei der Einstellung von neuen Mitarbeitern sind, als Unternehmen, die das nicht tun.

Welche Akquise-Kanäle eignen sich für dich?

Welche Recruitingkanäle sich für welches Unternehmen eignen, ist individuell verschieden. Ein Großteil der Recruiting Maßnahmen läuft heute online ab. Zwar gibt es immer noch Unternehmen, die Stellen in Tageszeitungen, Fachmagazinen oder in regionalen Wochenzeitungen ausschreiben, das ist aber heute eher eine Ergänzung zu den Online-Aktivitäten. Der Großteil der Unternehmen schreibt offene Stellen inzwischen über die großen, kostenpflichtigen Jobsuchmaschinen oder über das kostenlose Jobportal der Bundesagentur für Arbeit aus. Ausgeschriebene Stellen sollten immer auch auf der Unternehmenswebseite und auf den unternehmenseigenen Social-Media-Kanälen zu finden sein. Auch wenn Mitarbeiter offene Stellen auf ihren eigenen Social-Media-Accounts posten, können sich interessante Bewerber angesprochen fühlen. Viele Unternehmen haben dafür bereits eigene Mitarbeiterempfehlungsprogramme aufgesetzt und interessante monetäre Anreize geschaffen. Welche Kanäle sich im konkreten Fall eignen, hängt immer von der Position, der Dringlichkeit der Stellenbesetzung aber auch vom Budget für Anzeigenschaltungen ab.

Die unternehmenseigene Recruiting Webseite

Jedes Unternehmen sollte auf seiner Webseite eine eigene Recruitingwebseite mit Karrierebereich haben, auf der sich Interessierte und potenzielle Bewerber über das Unternehmen informieren können. Neben Informationen zu den Werten und zur Kultur des Unternehmens können dort zum Beispiel Mitarbeitervideos Einblicke in den Arbeitsalltag geben. Auch die Übersicht über alle offenen Stellen und die Stellenbeschreibungen finden sich in der Regel im Karrierebereich.

Das Recruiting über die Businessnetzwerke LinkedIn und Xing

LinkedIn ist das größte Businessnetzwerk der Welt. Auf der Plattform finden sich nach eigenen Angaben weltweit 774 Millionen Mitglieder[1]. In Deutschland, Österreich und der Schweiz zählt die Plattform derzeit etwa 16 Millionen Mitglieder.[2] Inzwischen bietet LinkedIn auch eine professionelle Recruitinglösung an. Mit einem entsprechenden Zugang können Recruiter aktiv nach Kandidaten suchen und diese direkt über die Plattform ansprechen. Der Vorteil von LinkedIn ist, dass Recruiter sofort Einblick in den Lebenslauf eines Kandidaten bekommen. Zudem lassen sich auf LinkedIn über die Methode des Active Sourcing auch Kandidaten ansprechen, die sich zwar nie aktiv auf eine Stelle beworben hätten, sich durch die aktive Ansprache doch für einen Stellenwechsel motivieren lassen Im deutschsprachigen Raum ist Xing hinter LinkedIn das zweitwichtigste Netzwerk und bietet ebenfalls eine eigene kostenpflichtige Recruitinglösung an. Nach eigenen Angaben hat XING aktuell in der DACH-Region 19 Millionen Mitglieder und damit noch etwas mehr als LinkedIn.

Die verschiedenen Recruiting-Instrumente im Überblick

Recruiter können und müssen verschiedene Instrumente zur Personalbeschaffung einsetzen, um potenzielle Bewerber auf das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen. Die wichtigsten Instrumente im Überblick:

• Die eigene Unternehmenswebseite mit einem speziellen Bewerberbereich, in dem das Unternehmen, die Kultur und die Werte vorgestellt werden und Bewerber einen ersten Eindruck bekommen.
• Die Schaltung von Anzeigen auf Jobbörsen generiert Reichweite und schafft es viele geeignete Kandidaten anzusprechen. Dazu kommen die Möglichkeiten des Online-Marketings wie das Schalten von Anzeigen auf Google, auf relevanten Webseiten sowie das Retargeting und die Analyse der Maßnahmen.
• Recruiter müssen heute auch Soziale Netzwerke und die Möglichkeiten mobilen Marketings nutzen. Gerade größere Unternehmen setzen zum Beispiel auf eigene Karriere-Apps.
• Karrieremessen und Hochschulmarketing: Gerade für Berufseinsteiger nach der Schule oder dem Studium sind Messen und Veranstaltungen sowohl für Bewerber als auch Unternehmen eine gute Möglichkeit miteinander in Kontakt zu kommen.
• Viele Unternehmen setzen heute auf aktives Bewerbermanagement und möchten auch Bewerber, bei denen es für eine Stelle einmal nicht gepasst hat, in Evidenz halten. Dieses so genannte „Candidate Relationship Management“ mittels eigenem Talent Pool kann künftige Stellenbesetzungen erleichtern und gibt auch den Kandidaten das Gefühl, dass sie qualifiziert und für das Unternehmen interessant sind.

Wie ändert sich der Aufgabenbereich von Recruitern?

Der Aufgabenbereich von Recruitern hat sich in den letzten Jahren bereits stark gewandelt und wird sich auch in den nächsten Jahren stetig weiterentwickeln.

Eine der größten Änderungen in den letzten Jahren war sicherlich der Wandel hin zum Online-Recruiting oder E-Recruiting. Während man vor 10 oder 15 Jahren seine Bewerbungen noch in Papierform in hochwertigen Mappen per Post versendet hat, geht heute fast alles per E-Mail oder über Online-Bewerberportale. Recruiter müssen daher digitale Affinität besitzen und die Techniken und Taktiken des Online Marketings beherrschen.

Im Zuge der Corona-Pandemie mussten Recruiter zudem auf Remote Recruting umstellen, da in vielen Fällen ein persönliches Gespräch aufgrund von Reisebeschränkungen oder lokalen Vorgaben nicht möglich war. Hier mussten Recruiter lernen sich und das Unternehmen professionell per Videokonferenz zu präsentieren, selbst wenn sie zuhause beengt im eigenen Wohnzimmer oder am Küchentisch saßen.

Durch den Bewerbermangel in vielen Bereichen wandelt sich das Aufgabengebiet eines Recrutiters hin vom Verwalten von eingehenden Bewerbungen immer mehr in Richtung „Active Sourcing“. Auch Personalmarketing und Employer Branding dringen immer mehr in den Arbeitsbereich von Recruitern ein. Gerade in Bereichen mit Fachkräftemangel, wie dem IT-Bereich setzen Recruiter auf Active Sourcing und sprechen Kandidaten auf sozialen Netzwerken gezielt an. Diese besondere Form der Kandidatenansprache erfordert will gelernt sein und erfordert besonders gute Kommunikationsfähigkeiten.

Die Besonderheiten im Gewinnen von IT Fachkräften

Seit Jahren herrscht im IT-Bereich ein Fachkräftemangel und Unternehmen buhlen um die Gunst gut ausgebildeter IT-Experten. Die Corona-Pandemie hat die Digitalisierung noch einmal angetrieben und den Bewerbermarkt hier weiter verschärft. Recruiter müssen sich daher bei zu besetzenden IT-Stellen besonders ins Zeug legen und Vorteile wie gutes Gehalt, ie soziale Verantwortung des Unternehmens, flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeiten der eigenen Weiterbildung besonders anpreisen.

Gerade bei IT-Fachkräften ist die aktive Kandidatenansprache (Active Sourcing) über die bekannten sozialen Netzwerke, aber auch mit Hilfe der unternehmenseigenen gut gepflegten Bewerberdatenbank eine gute Möglichkeit Kandidaten zu gewinnen. Da sich gute IT-Fachkräfte ihre Stellen in der Regel aussuchen können, sind Recruiter dann erfolgreich, wenn sie die Motive der potenziellen zukünftigen Mitarbeiter genauestens erfragen und gezielt darauf reagieren. Ebenso sind die Mitarbeiterempfehlung und die Honorierung mit Prämien ein interessanter Weg, neue IT-Kollegen zu gewinnen.

In diesem hart umkämpften Bewerbermarkt spielen außerdem die Möglichkeiten des digitalen Marketings mit passgenauen Möglichkeiten Anzeigen auf verschiedenen Webseiten zu platzieren und das Retargeting eine große Rolle. Zumal sich diese Maßnahmen über Analysetools sehr genau auswerten lassen.

Richtige Maßnahmen während der Covid19-Pandemie

Die Corona-Pandemie hat das ganze Arbeitsleben auf den Kopf gestellt und natürlich auch den Recruiting-Prozess maßgeblich verändert.

Die einschneidendste Veränderung war sicherlich, dass Interviews mit Kandidaten nur per Telefon oder per Videokonferenz geführt wurden und dass eine Zeit lang persönliche Vorstellungsgespräche kaum möglich waren.

Durch die Verlagerung vieler Tätigkeiten ins Home-Office war auch der Austausch von Recruitern und Fachabteilungen vor allem auf Videokonferenzen beschränkt.

Je nach Unternehmen hat sich die Pandemie auch auf die Zahl der Neueinstellungen ausgewirkt. Während Recruiter in Branchen wie der Luftfahrt, dem Eventbereich oder der Reisebranche im schlimmsten Fall auf einmal selbst von Arbeitslosigkeit betroffen waren, ist in vielen digitalen Bereichen oder in der Medizin der Bedarf an Fachkräften stark gestiegen.

Die Recruiting Trends 2021

Bei allem Wandel, den das Recruiting gerade erlebt, prägen besonders diese Trends die Recruiting Aufgaben im Jahr 2021:

Trend Nummer 1: Remote Recruiting Maßnahmen

Die Pandemie hat es nötig gemacht und wie so viele Änderungen im Arbeitsleben wird auch das Remote Recruiting bleiben. Der Einsatz von Videokonferenzen und der Verzicht auf das persönliche Vorstellungsgespräch werden zwar wahrscheinlich nicht die neue Norm im Recruitingprozess werden, aber sicher fester Bestandteil der Bewerbungsprozesse der Zukunft sein.

Trend Nummer 2: Die Nutzung von Artificial Intelligence (AI) und Automation

In vielen Bereichen spielen Automatisierung und AI eine immer größere Rolle. Gerade in größeren Unternehmen können diese Technologien im Recruiting für eine Vorauswahl der Bewerber eingesetzt werden – sollten aber bei aller Arbeitsersparnis immer kritisch gesehen werden. Wichtig ist es die Ergebnisse regelmäßig von echten Menschen überprüfen zu lassen.

Trend Nummer 3: Gamification im Recruiting

Auch im Recruiting können Gamification-Elemente Sinn machen. Einsatzbereiche sind zum Beispiel Tests oder virtuelle Unternehmensführungen. Die Bundesagentur für Arbeit hat zum Beispiel eine eigene App kreiert, die Interessenten spielerisch das Arbeitsgebiet von Arbeitsvermittlern näherbringen sollte, um so Aufmerksamkeit für diesen Beruf zu schaffen.

Trend Nummer 4: Diversity & Inclusion

Nicht erst seit den großen Pride-Bewegungen rücken Unternehmen, in den Fokus die sich für Diversität stark machen. Bewerber achten verstärkt darauf, welche Werte in Unternehmen gelebt werden. Um dies auch im Bewerbungsprozess wieder zu spiegeln, sollten Bewerber im Prozess unterschiedliche Menschen in Bezug auf Alter, Geschlecht, Funktion oder Nationalität kennenlernen.

Die Inhalte einer Recruiting Weiterbildung

Lebenslanges Lernen wird heute von vielen Bewerbern gefordert und wird auch im Recruiting immer wichtiger.  Um immer auf dem neuesten Stand in Punkto Recruiting zu sein, bieten sich regelmäßige Weiterbildungen an. Inhalte einer Recruiting Weiterbildung können sein:

• Zielgruppenfokus
• Kandidatenansprache
• Neue Methoden im Recruiting
• Die effiziente Nutzung der verschiedenen Recruitingkanäle
• Die Bedeutung verschiedener Jobportale
• Digitale Recruiting-Tools
• Möglichkeiten des Online Marketing inkl. Retargeting und Analytics
• Optimierung der Candidate Journey bzw. Candidate Experience
• Aufbau eines Talent Pools
• Employer Branding
• Verbesserung der eigenen Interviewtechnik
• Methoden des Profiling

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[1] https://news.linkedin.com/about-us#Statistics

[2] https://de.statista.com/statistik/daten/studie/628657/umfrage/linkedin-mitglieder-in-der-dach-region/