Abwesenheitsnotiz: Tipps für die Formulierung

Für die Abwesenheitsnotiz gibt es keine festen Normen. Damit die Notiz jedoch nicht zu Missverständnissen und Frustration beim Leser führt, sollten bei der Formulierung einige Dinge beachtet werden.

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Insbesondere während der typischen Urlaubszeiten im Sommer und Winter erreichen viele Absender einer E-Mail die sogenannten Abwesenheitsnotizen. Dadurch erhalten Kollegen wie auch Geschäftspartner oder Kunden eine kurze Rückmeldung und können sich auf die vorübergehenden Einschränkungen einstellen. Der Empfänger wird zum Beispiel darüber informiert, dass sich die Beantwortung der E-Mail bis zu einem bestimmten Zeitpunkt verzögern wird oder dass ein anderer Kollege während der Urlaubszeit für die Bearbeitung der Anfragen zuständig ist.

Allgemeine Anforderungen an die Abwesenheitsnotiz

Damit der Empfänger auch tatsächlich alle notwendigen Informationen erhält, sollte diese Notiz einige Mindestangaben enthalten:

• Betreff
  Bereits mit Formulierung des Betreffs ist es möglich, den Empfänger kurz und knapp zu informieren und zum Weiterlesen zu animieren. In den Betreff können somit nicht nur das Wort „Abwesenheitsnotiz“, sondern auch Informationen wie ein Hinweis auf die Abwesenheit nebst Zeitraum eingefügt werden.
• Anrede
  Mit der Anrede wird jeder Empfänger gleichermaßen angesprochen. Somit sollte diese so gewählt werden, dass jeder Kommunikationspartner angemessen angesprochen wird.
• Bedanken
  Direkt nach der Anrede kann die Möglichkeit genutzt werden, sich zunächst für die Nachricht zu bedanken. Dazu reicht ein kurzer und präziser Satz aus.
• Inhalt
  Der eigentliche Inhalt der Abwesenheitsnotiz sollte in kurzen und präzisen Sätzen formuliert werden und alle wichtigen Daten beinhalten. Dazu zählt der Grund der Abwesenheit, der Zeitraum und was in dieser Zeit mit den eingehenden E-Mails geschieht. Wenn es eine Vertretung gibt oder die Nachrichten erst nach der Abwesenheit bearbeitet werden können, dann sollte dies erwähnt werden. Die notwendigen Kontaktdaten der etwaigen Vertretung sollten dabei nicht vergessen werden.
• Grußformel
  Abschließend steht die Grußformel. In dieser kann zum Beispiel auch ein Dank für die Geduld oder das Verständnis für die Umstände zum Ausdruck gebracht werden.

Bei Unternehmen, die international tätig sind, kann die Abwesenheitsnotiz zusätzlich in einer anderen Sprache verfasst werden. Formulierungen in englischer Sprache sind dabei durchaus üblich. Wer insbesondere mit Geschäftspartnern oder Kunden aus anderen Ländern, wie beispielsweise aus Spanien oder Frankreich zu tun hat, sollte sich mit einigen Worten in der entsprechenden Sprache an die Empfänger wenden.

Drei Beispiele für passende Formulierungen

Es gibt unterschiedliche Gründe eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Zugleich unterscheidet sich das Vorgehen, wie während dieser Zeit mit eingehenden E-Mails umgegangen wird. In einigen Fällen werden die Nachrichten direkt weitergeleitet und von einer Vertretungsperson bearbeitet. Manchmal erfolgt die Bearbeitung allerdings erst nach der Urlaubszeit. Die Abwesenheitsnotiz sollte entsprechend angepasst werden.

1. Urlaub ohne Weiterleitung der E-Mail
Abwesenheitsnotiz: Urlaub vom 1. bis 14. August 2016

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin vom 1. bis einschließlich 14. August 2016 im Urlaub. Im Anschluss an meine Urlaubszeit werde ich mich schnellstmöglich um Ihr Anliegen kümmern. Eine Weiterleitung Ihrer E-Mail erfolgt nicht. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Frau Sonnenschein. Diese können Sie unter folgender Telefonnummer erreichen: 12345.

Ich bedanke mich für Ihr Verständnis und sende Ihnen freundliche Grüße.
Absendername

2. Dienstreise mit Weiterleitung der E-Mail
Abwesenheitsnotiz: Urlaub vom 7. bis 10. November 2016 deshalb Weiterleitung der E-Mail

Ein freundliches Hallo und herzlichen Dank für Ihre Nachricht!

Leider erreichen Sie mich mit dieser E-Mail nicht persönlich. Aufgrund einer Dienstreise bin ich vom 7. bis 10. November 2016 abwesend. Ihre E-Mail wird deshalb direkt an meine Kollegin Frau Sonnenschein weitergeleitet. Sie wird sich umgehend um Ihr Anliegen kümmern.

Ich bedanke mich bei Ihnen für Ihr Verständnis und verbleibe mit freundlichen Grüßen
Absendername

3. Außendiensttermin ohne Weiterleitung der E-Mail
Abwesenheitsnotiz: am 1. Juli 2016 abwesend

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Heute bin ich den ganzen Tag nicht im Büro erreichbar. Bereits morgen, am 2. Juli 2016, kann ich mich wieder persönlich um Ihr Anliegen kümmern. Eine Weiterleitung der E-Mail erfolgt nicht. Bei dringenden Angelegenheiten können Sie sich an meine Kollegin Frau Sonnenschein (Telefonnummer: 12345) wenden.

Ich bedanke mich für Ihre Geduld.

Mit freundlichem Gruß
Absender

Damit tatsächlich eine schnelle und umgehende Beantwortung der Anfragen nach der Abwesenheitszeit erfolgen kann, bietet es sich an, die angegebene Zeitspanne etwas zu verlängern. Werden zum Beispiel zwei Tage mehr Urlaubszeit angegeben, dann können die E-Mails nach der Abwesenheit in aller Ruhe bearbeitet werden.

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Bildquelle: docstockmedia/Shutterstock