Automatisierung im Personalwesen: Eine Bereichsanalyse

Egal in welche Branchen und Bereiche man gerade schaut, Automatisierung ist ziemlich hoch im Kurs. Kein Wunder, denn automatisierte Prozesse sparen Zeit und damit letztlich auch Geld.

Wenn das Wort „Automatisierung“ fällt, verfallen viele Arbeitnehmer schnell in Schockstarre. Noch immer grassiert die Angst, dass Maschinen früher oder später den eigenen Job übernehmen und man dadurch seine Arbeit verliert. Dass Automatisierung jedoch auch ein paar überaus positive Aspekte mit sich bringt, soll Thema dieses Beitrages sein.

Das Personalwesen 4.0

Welche Entwicklungen gibt es, welche Bereiche können Automatisiert werden und am wichtigsten: werde ich dadurch ersetzt?

Das Personalwesen 4.0 wird geprägt von neuen Technologien und Software, die ein hohes Maß an Automatisierung mit sich bringen. Die finale Entscheidung, welcher Bewerber die Stelle bekommt, wird auch weiterhin vom Personaler getroffen, doch auf dem Weg dort hin erhält er eine Menge (automatisierte) Hilfe. So wenig, wie ein Auto die eigenen Füße ersetzt, ersetzt Automatisierung im HR-Bereich HR-Personal. Er lässt es schneller und effizienter ans Ziel kommen und schafft dadurch mehr Zeit, für die wirklich wichtigen Aufgaben. Es folgt eine Bereichsanalyse in Form verschiedener Beispiele.

Sourcing und Robot-Recruiting

Sourcing als Teilaspekt des Recruitings ist ein spannendes Feld für Automatisierungsvorgänge. Denn gerade dann, wenn Personaler aktiv werden und aus eigener Initiative heraus auf Kandidaten zugehen, muss häufig sehr viel Zeit eingeplant werden – Zeit, die die meisten Recruiter nicht haben.

Um dennoch zufriedenstellende Sourcing-Ergebnisse zu erzielen, können verschiedenste Maßnahmen ergriffen werden. Das Schlagwort Robot-Recruiting spielt hierbei eine zentrale Rolle. Durch Automatisierung bekommen Sie ohne lange Suche direkt diejenigen Kandidaten angezeigt, die genau zu Ihrer ausgeschrieben Stelle passen und Interesse an einem Wechsel haben.

Wer jetzt Angst vor einem immensen technischen Aufwand hat, der darf sich freuen. Es gibt nämlich durchaus Möglichkeiten, auch ohne IT-Fachkenntnis von einer solchen Automatisierung zu profitieren. Ein sehr gutes Beispiel hierfür ist die Plattform Instaffo.

Sie geben, unterstützt vom Instaffo-Team, die Stellenanforderungen einer Vakanz auf der Plattform Select ein und können direkt selbst in Kontakt mit qualifizierten Fachkräften aus IT, Marketing und Sales treten.

Diese automatisierte Vorgehensweise ist nicht nur extrem zeitsparend, sondern auch produktivitätssteigernd. Denn während andere Personalabteilungen noch die Flut von Bewerbungsunterlagen sichten, können Sie mit dem Kandidaten, mit dem Sie durch Instaffo gematched wurden, bereits ein Vorstellungsgespräch vereinbaren.

Neben dem Sourcing gibt es jedoch auch andere HR-Bereiche, in denen die Automatisierung Früchte trägt.

Chatbots

Sogenannte Chatbots gelten als die Kommunikations-Innovation im HR-Bereich. Egal ob beim Recruiting oder im Dialog mit Mitarbeitern, die sich krankmelden – automatisierte Fragen und Antworten nehmen dem Personaler jede Menge Arbeit ab.

Änderung von Stammdaten

Grundsätzlich ist Automatisierung immer dann hilfreich, wenn Prozesse ein hohes Maß an Reglementierung aufweisen. Ein hervorragendes Beispiel hierfür ist das Ändern von Stammdaten der Mitarbeiter. Auch hier werden Automatisierungsvorgänge bereits eingesetzt.

Onboarding

Natürlich spielt die persönliche Betreuung des neuen Mitarbeiters beim Onboarding eine zentrale Rolle. Doch ist es durchaus möglich, einige Aspekte dieses Prozesses zu automatisieren, beispielsweise:

• Zusendung diverser Unterlagen und Informationen
• Verweis auf einen Ansprechpartner aus der Personalabteilung
• Einarbeitungsplan
• (technisches) Einrichten des Arbeitsplatzes

Offboarding

Was beim Onboarding funktioniert, kann selbstverständlich auch auf das Offboarding übertragen werden. Hier bietet sich Automatisierung beispielsweise bei der Löschung von personenbezogenen Mitarbeiterdaten und der Dokumentation der Aufgabenbereiche an.

Controlling

Wie oft war ein Mitarbeiter in den letzten zwölf Monaten krank? Wie oft kam er zu spät? Wie viele Überstunden hat er gesammelt? Solche Informationen können mithilfe spezieller Software nicht nur im Handumdrehen erfasst, sondern auch automatisch ausgewertet werden.

Online-Assessment-Center

Natürlich schwört die Mehrheit der Personaler nach wie vor auf das persönliche Gespräch mit einem Kandidaten. Doch können automatisierte Online-Assessment-Center durchaus dabei behilflich sein, eine erste Vorauswahl der Bewerber zu treffen. Auch hier wird wieder deutlich, wie stark Automatisierung den Arbeitsalltag eines Personalmitarbeiters erleichtern kann.

Arbeitszeugnis

Das Erstellen von Arbeitszeugnissen gehört für viele Personaler zu den absoluten Hass-Tätigkeiten. Doch es hilft nicht, sich zu beschweren oder davor zu drücken, jeder ehemalige Mitarbeiter hat ein Recht auf ein Arbeitszeugnis. Glücklicherweise gibt es inzwischen automatisierte Zeugnisgeneratoren, die Ihnen dabei helfen werden, diese Aufgabe in Rekordzeit zu erledigen.

In welchen Bereichen setzen Sie bereits auf automatisierte Prozesse? 

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